Implantación de un sistema de costes totales de calidad

Antes de que una empresa inicie un plan de calidad y decida incluir un sistema de costes totales de

calidad, lo normal es que nos encontremos con unos costes de fallos muy elevados, y por el contrario,

los costes de evaluación y prevención suelen ser bajos.

Al implantar un plan de calidad no debe esperarse conseguir resultados en los primeros meses de implantación, es de hecho muy posible, que los costes totales de calidad sigan elevándose. Esto es

porque los costes de prevención y evaluación necesitan de un intervalo de tiempo para lograr resultados

Para implantar un sistema de costes totales de calidad, se recomienda seguir los siguientes pasos:

1. Motivar a la alta dirección y al departamento de contabilidad de la empresa: sólo si contamos con el apoyo de los máximos responsables en la empresa, lograremos que el sistema de costes totales pueda implantarse con éxito en la empresa. Además es especialmente decisivo el apoyo y colaboración del departamento de contabilidad de la empresa, ya que muchos de los datos que precisamos tendrán que sernos suministrados por dicho departamento. Podría también decidirse hacer responsable del sistema de costes totales de calidad a alguien del propio departamento de contabilidad, esta decisión depende de las características de cada empresa.

2. Analizar el sistema de costes actual para ver la información que aporta y la que falta: Antes de comenzar a diseñar nuestro nuevo sistema tenemos que analizar en qué situación estamos, con qué datos contamos y qué precisamos. Normalmente muchos de los datos que necesitamos ya están disponibles, pero hay que recopilarlos y conocer cómo se presentan, con qué periodicidad y quién es el responsable.

3. Propuesta del sistema de costes totales de calidad: debe ser diseñado con la participación de todas aquellas personas que puedan influir en su éxito. Debe definirse qué tipos de costes se van a recoger bajo los conceptos de costes de prevención, evaluación y fallos. La asignación de los costes por secciones departamentos o productos. Qué conjunto de datos vamos a precisar recoger y qué estadísticas e informes vamos a elaborar y su periodicidad. También hay que definir los medios humanos y materiales que vamos a necesitar. Además hay que definir de antemano qué sistema se va a emplear para el cálculo de los costes tangibles e intangibles (especialmente importante definir los criterios para los costes intangibles).

4. Prueba piloto del sistema propuesto: Es aconsejable probar el sistema diseñado primero en una de las partes de la empresa donde su aceptación se comprenda como menos complicada, para poder analizar el funcionamiento en la práctica y poder hacer mejoras y cambios antes de su implantación en toda la empresa. 

5. Evaluación de la prueba piloto: Análisis de puntos fuertes y débiles y mejora del diseño del sistema.

6. Aplicación del sistema a toda la empresa. 

7. Implantación de un control presupuestario a los costes totales de la calidad: Una vez que el sistema haya funcionado con éxito durante algún tiempo en la empresa, conviene comenzar a preparar presupuestos de los correspondientes costes relativos a la calidad. Ya que esto nos permitirá hacer análisis de desviaciones respecto a los datos previstos y reales que serán muy útiles a la hora de gestionar el sistema.