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miércoles, 12 de noviembre de 2014

Concepto de la auditoría de sistemas - II

(c) El propósito de la auditoría, es determinar la conformidad de los resultados con los criterios o requisitos del sistema de calidad implantado en la organización, establecer las causas de las no conformidades para tomar las medidas correctivas o medidas preventivas para evitar problemas y, descubrir las causas de las no conformidades para la adopción de medidas correctivas.
(d) El alcance de la auditoría, como ámbito de competencia de la auditoría, constituye la “extensión y límites” de la auditoría al sistema de gestión implementado por una organización, además las exclusiones.
(e) El sujeto de la auditoría de sistemas, es un auditor profesional a nivel universitario, con competencia8 para llevar a cabo una auditoría para sustentar una opinión respecto de la conformidad de la evidencias de la auditoría con los criterios de comparación y, con conocimientos sobre criterios y normas internacionales de calidad.
(f) El método de la auditoría, es un conjunto de métodos y procedimientos sistemáticos que facilitan al auditor el conocimiento de la organización y la verificación de afirmaciones y exposiciones para informar resultados con conclusiones y de ser el caso con sugerencias de valor agregado orientadas a la mejora de sistemas y procesos.
(g) Los indicadores de gestión institucional, son medidas utilizadas por el auditor para revelar en
qué medida se han alcanzado los estándares esperados de una organización. El objetivo
principal de los indicadores es dar cuenta al cliente de la auditoría9 de la realidad por la que atraviesa la organización.

martes, 27 de enero de 2009

EJEMPLOS DEL USO DE LA AUDITORIA PCE (Parte X): EJEMPLO 2 EJECUCIÓN DE AUDITORIA PCE (continuación)

Plan de Trabajo
PLAN DE TRABAJO COMPAÑÍA DE ALIMENTOS NACIONAL JUNIO 2009 A SEPTIEMBRE 2009



lunes, 26 de enero de 2009

EJEMPLOS DEL USO DE LA AUDITORIA PCE (Parte IX): EJEMPLO 2 EJECUCIÓN DE AUDITORIA PCE (continuación)


Análisis de la Auditoria PCE
Se observa que la empresa “Compañía de alimentos nacional” tiene Fallas Estructurales causadas por una gerencia poco analítica y decisiva, que ponen en peligro a la organización. Las áreas en donde la empresa tiene fallas estructurales (FE) son la falta de satisfacción de las demandas del consumidor, la falta de un programa adecuado para el desarrollo de productos y la falta de un sistema eficiente de información.
Por el hecho que la empresa se encuentra encaminada en la Filosofía de la Calidad Total, las tareas establecidas para el plan de trabajo pueden ser más demandantes y ejecutarse en menor tiempo que para la empresa del ejemplo 1. Se prevé que esta organización absorberá de una manera más fácil la metodología propuesta, a causa de su avance relativo en el camino hacia la Calidad Total.

domingo, 25 de enero de 2009

EJEMPLOS DEL USO DE LA AUDITORIA PCE (Parte VIII)

EJEMPLO 2 EJECUCIÓN DE AUDITORIA PCE (continuación)

sábado, 24 de enero de 2009

EJEMPLOS DEL USO DE LA AUDITORIA PCE (Parte VII)

EJEMPLO 2 EJECUCIÓN DE AUDITORIA PCE (continuación)

jueves, 22 de enero de 2009

EJEMPLOS DEL USO DE LA AUDITORIA PCE (Parte VI)

EJEMPLO 2 EJECUCIÓN DE AUDITORIA PCE
FICHA DE EVALUACIÓN
AUDITORIA DE LOS PUNTOS CRÍTICOS DEL ÉXITO
AUDITORIA PCE
NOMBRE DE LA EMPRESA: Compañía de alimentos nacional
NOMBRE DEL EVALUADOR: Pedro Pérez
FECHA DE EJECUCIÓN: 1 de enero de 2009


miércoles, 21 de enero de 2009

EJEMPLOS DEL USO DE LA AUDITORIA PCE (Parte V): EJEMPLO 1 EJECUCIÓN DE AUDITORIA PCE (continuación)

Plan de Trabajo
PLAN DE TRABAJO EMPRESA xxx OCTUBRE 2009 A MARZO 2010

lunes, 19 de enero de 2009

EJEMPLOS DEL USO DE LA AUDITORIA PCE (Parte IV)

EJEMPLO 1 EJECUCIÓN DE AUDITORIA PCE (continuación)

Análisis de la Auditoria PCE
Se observa que la empresa xxx tiene fallas estructurales masivas que ponen en peligro su propia existencia. La empresa está trabajando en el inicio del ciclo evolutivo de la Calidad, encontrándose evidentemente fuera de la Filosofía de la Calidad Total, y por lo tanto su capacidad de absorber el mensaje de Calidad Total y aplicar las herramientas gerenciales adecuadas es limitada. Sin embargo, la empresa muestra un ambiente de honestidad, justicia y colaboración. Estos aspectos considerados como altamente positivos, son la base para la implementación gradual de un sistema de Calidad Total.
A causa de su limitada absorción y adaptación, la empresa elaborará un plan de trabajo por 6 meses con solamente 8 tareas prioritarias en donde la empresa tiene Fallas Estructurales (FE), las cuales, según la gerencia, son las más urgentes a solucionar.

domingo, 18 de enero de 2009

EJEMPLOS DEL USO DE LA AUDITORIA PCE (Parte II)

EJEMPLO 1 EJECUCIÓN DE AUDITORIA PCE (continuación)

sábado, 17 de enero de 2009

EJEMPLOS DEL USO DE LA AUDITORIA PCE (Parte I)

A continuación se presentan ejemplos de elaboración de planes de trabajo, tomando como base la Auditoria PCE.
EJEMPLO 1 EJECUCIÓN DE AUDITORIA PCE
FICHA DE EVALUACIÓN
AUDITORIA DE LOS PUNTOS CRÍTICOS DEL ÉXITO AUDITORIA PCE
NOMBRE DE LA EMPRESA: Empresa xxx
NOMBRE DEL EVALUADOR: Juan Pérez
FECHA DE EJECUCIÓN: 1 de enero de 2009


domingo, 28 de diciembre de 2008

LA CALIDAD Y LA AUDITORIA DE LOS PUNTOS CRÍTICOS DEL ÉXITO (AUDITORIA PCE) (Parte XXII)

INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DE LA FICHA DE EVALUACIÓN DE LA AUDITORÍA PCE (continuación)

Calificación
En el lado de las columnas de la Ficha de la Auditoria PCE se encuentran los grados de calificación:

1. Falla Estructural (FE)
2. Falla Circunstancial (FC)
3. Cumple Satisfactoriamente (CS)
El auditor procederá de la siguiente manera:
• En cada categoría a evaluar determinará si la falta de políticas, su mal desarrollo o ejecución ponen en peligro la sobrevivencia de la organización ante la competencia regional e internacional,
• En caso afirmativo colocará una marca en FE,
• En caso que la falla no arriesga la sobrevivencia inmediata de la organización, colocará una marca en FC,
• En caso de ausencia de fallas, colocará una marca en CS.

Priorización
Una vez terminada la calificación, el auditor presentará a la gerencia los resultados; ella analizará la evaluación y procederá a ordenar las Fallas Estructurales por orden de prioridad. Es decir, las fallas que más influyen para la sobrevivencia de la organización se colocarán primero y así sucesivamente. Si en caso hubiesen pocas Fallas Estructurales, le seguirán en el orden las Fallas Circunstanciales.
Una vez terminada la priorización, se procederá a la elaboración de los Planes de Trabajo, para que la organización comience con el proceso de mejoras continuas en los campos de acción, según lo indica el plan de trabajo.

sábado, 27 de diciembre de 2008

LA CALIDAD Y LA AUDITORIA DE LOS PUNTOS CRÍTICOS DEL ÉXITO (AUDITORIA PCE) (Parte XXI)

INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DE LA FICHA DE EVALUACIÓN DE LA AUDITORÍA PCE

A continuación el auditor encontrará las instrucciones necesarias para el llenado de la Ficha de Evaluación de la Auditoria PCE.

Aspectos previos
• El auditor deberá estar previamente familiarizado con las normas ISO relativas a auditar sistemas de calidad (ISO 10011- 1, 1001 1-2 y 1001 1-3).
• Debe compartir la Filosofía de la Calidad Total, conocer muy bien la ficha de evaluación de la auditoría PCE, el significado de cada una de las categorías y los términos utilizados para evaluarlas.

Visitas a la empresa
El auditor visitará la empresa el número de veces necesarias y en el menor tiempo posible para completar la ficha de evaluación. Hará recorridos por todas las áreas de trabajo, realizará entrevistas, observará procesos, buscará evidencias y ejecutará las técnicas necesarias para obtener la información adecuada y veraz.

Documentación
El auditor deberá tener a la vista toda la documentación necesaria que permita obtener las evidencias para la calificación de las diferentes categorías de la auditoria PCE.

viernes, 26 de diciembre de 2008

LA CALIDAD Y LA AUDITORIA DE LOS PUNTOS CRÍTICOS DEL ÉXITO (AUDITORIA PCE) (Parte XX)

ASPECTOS A CONSIDERAR PARA EL LLENADO DE LA FICHA DE EVALUACIÓN DE LA AUDITORIA PCE (continuación)

Presupuesto de gastos apropiado
La organización cuenta con un presupuesto de gastos adaptado y oportuno a sus prioridades, políticas y estrategias.

Ubicación y obtención de recursos financieros
La organización posee prácticas adecuadas para la ubicación y obtención de los recursos financieros.

Estados financieros
La gerencia recibe estados financieros veraces, en forma oportuna y adecuada.

Auditoria financiera
La organización posee prácticas para la realización de auditorias financieras veraces, tanto internas como externas, que se adaptan a sus necesidades y que sirven como base para un proceso de mejoras continuas.

Manejo apropiado del capital de acuerdo a los retos de la empresa
La organización posee prácticas manifiestas para la utilización adecuada, oportuna y eficaz del capital de acuerdo a sus retos y prioridades.

jueves, 25 de diciembre de 2008

LA CALIDAD Y LA AUDITORIA DE LOS PUNTOS CRÍTICOS DEL ÉXITO (AUDITORIA PCE) (Parte XIX)

ASPECTOS A CONSIDERAR PARA EL LLENADO DE LA FICHA DE EVALUACIÓN DE LA AUDITORIA PCE (continuación)

Existencia de alianzas estratégicas con proveedores
La organización posee políticas, estrategias y prácticas manifiestas de alianzas estratégicas con los proveedores.

Calidad de las alianzas estratégicas con consumidores
Las alianzas estratégicas con los consumidores son adecuadas y establecidas oportunamente.

Calidad de las alianzas estratégicas con proveedores
Las alianzas estratégicas con los proveedores son adecuadas y establecidas oportunamente.

Alianzas estratégicas con empresas regionales y/o internacionales
La organización posee políticas, estrategias y prácticas manifiestas, adecuadas y oportunas de alianzas estratégicas con empresas regionales y/o internacionales.

Existencia de plan de inversiones
La organización cuenta con un plan de inversiones para los diferentes procesos gerenciales.

Plan de inversiones apropiado
La organización cuenta con un plan de inversiones adaptado y oportuno a sus prioridades, políticas y estrategias.

Existencia de presupuesto de gastos
La organización cuenta con un presupuesto de gastos de los diferentes procesos gerenciales.


miércoles, 24 de diciembre de 2008

LA CALIDAD Y LA AUDITORIA DE LOS PUNTOS CRÍTICOS DEL ÉXITO (AUDITORIA PCE) (Parte XVIII)

ASPECTOS A CONSIDERAR PARA EL LLENADO DE LA FICHA DE EVALUACIÓN DE LA AUDITORIA PCE (continuación)

Velocidad de respuesta al mercado respecto a la competencia
La organización posee políticas, estrategias y prácticas manifiestas de una respuesta al mercado adaptada y oportuna, y a una mayor velocidad que la competencia.

Situación tecnológica respecto a la competencia
La tecnología que posee la organización es adaptada, oportuna y superior a la de la competencia.

Existencia de innovaciones respecto a la competencia
La organización introduce innovaciones oportunas y adaptadas de sus productos, procesos o servicios antes que la competencia.

Velocidad de reacción ante situaciones cambiantes
La organización se adapta rápidamente a las situaciones cambiantes generadas por el mercado, condiciones económicas u otros, a una velocidad mayor que la competencia.

Velocidad de ajustes de acuerdo con los retos
La organización ejecuta los ajustes de manera adecuada y oportuna, sabiendo aprovechar el factor tiempo mejor que la competencia.

Existencia de alianzas estratégicas con consumidores
La organización posee políticas, estrategias y prácticas manifiestas de alianzas estratégicas con los consumidores.

martes, 23 de diciembre de 2008

LA CALIDAD Y LA AUDITORIA DE LOS PUNTOS CRÍTICOS DEL ÉXITO (AUDITORIA PCE) (Parte XVII)

ASPECTOS A CONSIDERAR PARA EL LLENADO DE LA FICHA DE EVALUACIÓN DE LA AUDITORIA PCE (continuación)

Análisis comparativo en todas las áreas gerenciales con la competencia

La organización posee un sistema que compara en forma confiable, profesional y continua todas sus áreas gerenciales de acuerdo con las fortalezas y debilidades de la competencia (benchmarking continuo). Se hace un énfasis especial en los márgenes de ganancia respecto a la competencia.

Grado de respuesta a los retos que presenta la competencia
La organización responde en forma adecuada, oportuna, innovadora y eficaz a los diferentes retos que le presenta la competencia.

Conocimiento actualizado de la situación de la organización
La gerencia posee un conocimiento oportuno, imparcial y actualizado de la situación integral y de cada uno de los procesos gerenciales.

Conocimiento y práctica de herramientas gerenciales actualizadas
La gerencia conoce, se mantiene actualizada y practica las herramientas gerenciales adecuadas y oportunas.

Existencia de programas de mejoramiento continuo respecto a la competencia
La organización posee políticas, estrategias y programas que propician, permiten y mantienen el mejoramiento continuo, que son más avanzados y mejor adaptados a los retos y demandas del mercado que la competencia.

lunes, 22 de diciembre de 2008

LA CALIDAD Y LA AUDITORIA DE LOS PUNTOS CRÍTICOS DEL ÉXITO (AUDITORIA PCE) (Parte XVI)

ASPECTOS A CONSIDERAR PARA EL LLENADO DE LA FICHA DE EVALUACIÓN DE LA AUDITORIA PCE (continuación)

Seguridad industrial
La organización posee políticas, estrategias y prácticas manifiestas que permiten crear y mantener un ambiente de seguridad industrial adecuado a sus necesidades y a las esperanzas de sus trabajadores.

Manejo de culpas y errores
La organización posee políticas, estrategias y prácticas manifiestas para buscar la solución de los problemas y no señalar culpables, además de crear y mantener un ambiente en el que los errores son una oportunidad para la superación continua.

Conocimiento de la situación actual y los planes de la competencia
La organización posee un sistema que la mantiene actualizada de la información y los planes de la competencia.

Análisis de las fortalezas de la competencia
La organización posee un sistema que analiza en forma confiable, profesional y continua las fortalezas de su competencia.

Análisis de las debilidades de la competencia
La organización posee un sistema que analiza en forma confiable, profesional y continua las debilidades de su competencia.



domingo, 21 de diciembre de 2008

LA CALIDAD Y LA AUDITORIA DE LOS PUNTOS CRÍTICOS DEL ÉXITO (AUDITORIA PCE) (Parte XV)

ASPECTOS A CONSIDERAR PARA EL LLENADO DE LA FICHA DE EVALUACIÓN DE LA AUDITORIA PCE (continuación)

Calidad de los programas de capacitación, educación y mejoramiento
Los programas de capacitación, educación y mejoramiento son adecuados y oportunos a las necesidades de la organización y de los trabajadores.

Evaluación del desempeño del trabajador
La organización posee políticas, estrategias y prácticas manifiestas para evaluar el desempeño de todos los trabajadores. Métodos honestos, imparciales, que evitan herir al trabajador y que son utilizados para impulsar el mejoramiento continuo.

Sistema de reconocimiento por buenas labores y éxitos obtenidos
La organización cuenta con un sistema de reconocimiento para premiar metas alcanzadas con éxito y desempeño sobresaliente de los trabajadores.

Existencia y calidad de comunicación entre todos los trabajadores
Ambiente en el cual todos los trabajadores se comunican en forma adecuada, amigable, confiable, oportuna y eficazmente.

Seguridad laboral
La organización posee políticas, estrategias y prácticas manifiestas que permite crear y mantener un ambiente de seguridad laboral adecuado a sus necesidades y a las esperanzas de sus trabajadores.

sábado, 20 de diciembre de 2008

LA CALIDAD Y LA AUDITORIA DE LOS PUNTOS CRÍTICOS DEL ÉXITO (AUDITORIA PCE) (Parte XIV)

ASPECTOS A CONSIDERAR PARA EL LLENADO DE LA FICHA DE EVALUACIÓN DE LA AUDITORIA PCE (continuación)
Conocen y comparten la Visión y Misión de la organización
Todos los miembros conocen, aceptan y comparten la Visión y Misión de la organización, lo cual se manifiesta en sus actitudes y hechos.

Personal convencido y motivado
La organización posee políticas, estrategias para fomentar y mantener el convencimiento y la motivación en los trabajadores, lo cual se manifiesta en sus hechos y actitudes.

Trabajo en equipo
La organización posee políticas, estrategias y prácticas manifiestas que fomentan el trabajo en equipo. El trabajo en equipo es el más adecuado a sus necesidades.

Personal colaborador y cooperador
Situación general en la que todos los trabajadores de la organización manifiestan su colaboración y cooperación con los demás miembros, en la ejecución de los distintos procesos y con los socios estratégicos.

Existencia de sentimiento de pertenencia ala empresa
Ambiente general en el que todos los trabajadores se sienten propietarios de la organización y ejecutan sus labores con entusiasmo e interés, tal y como se espera de un propietario.

Existencia de programas de capacitación, educación y mejoramiento
En la organización, los trabajadores cuentan con programas de capacitación, educación y mejoramiento para desempeñarse mejor en sus áreas de trabajo, así como para su vida familiar y la sociedad.

jueves, 18 de diciembre de 2008

LA CALIDAD Y LA AUDITORIA DE LOS PUNTOS CRÍTICOS DEL ÉXITO (AUDITORIA PCE) (Parte XIII)

ASPECTOS A CONSIDERAR PARA EL LLENADO DE LA FICHA DE EVALUACIÓN DE LA AUDITORIA PCE (continuación)
Existencia de un sistema ordenado, adecuado de manejo y de utilización de la información
La organización posee un sistema ordenado, adecuado de recolección, análisis, presentación y utilización de la información.

Fluye rápidamente
La información fluye oportunamente y en tiempo real.

Información esencial y confiable
La información que se maneja es la esencial y proviene de un sistema y fuentes confiables. La organización posee un ambiente de información veraz.

Información computarizada
La organización posee un sistema de procesamientos computarizado de datos adecuado a sus necesidades.

Utilización de procedimientos estadísticos y de recolección de información adecuados
La organización utiliza herramientas y procedimientos estadísticos de recolección y análisis adecuados a sus necesidades para obtener información confiable y precisa.

Existencia de manuales
En la organización existen y se utilizan manuales actualizados periódicamente para todos los procesos, sean estos productivos o administrativos, adecuados a sus necesidades.