La preparación de los documentos de trabajo puede incluir el diseño de listas de verificación y planes de muestreo de auditoría y, formularios para registrar información, tal como evidencias de apoyo, hallazgos de auditoría y registros de las reuniones. El uso de listas de verificación y formularios no deben restringir la extensión de las actividades de auditoría, sino más bien la posibilidad de cambiar como resultado de la información recopilada durante la auditoría.
Los documentos de trabajo, incluyendo los registros que resultan de su uso, deberían retenerse al menos hasta que concluya el informe de auditoría, para luego darle el tratamiento de finalización de la auditoría; y, a su vez ser guardados todos aquellos que contengan información confidencial o de propiedad privada con la seguridad apropiada por los miembros del equipo auditor.
La información y documentación básica para la auditoría del sistema de gestión de calidad por niveles pueden observarse en el siguiente gráfico:
1.4.- Realización de las actividades de auditoría in situ La realización de las actividades de auditoría in situ consiste en desarrollar un conjunto de acciones orientadas a la recopilación y verificación de la información, previa la realización de una reunión de apertura y definición del papel y responsabilidades de los guías y observadores, la generación de hallazgos de la auditoría, preparación de las conclusiones de la auditoría y, la realización de la reunión de cierre, en forma transparente a través de una comunicación periódica del avance de la auditoría y de cualquier
inquietud, con la finalidad informar los hallazgos y conclusiones de la auditoría.
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