Ya que el procedimiento describe la forma de
actuar durante la realización de un proceso, se tienen que definir las acciones que se toman:
• ¿Quién hace qué?
• ¿Quién realiza las inspecciones y ensayos?
• ¿Quién aprueba qué?
• ¿Quién se hace responsable, en qué caso?
• ¿Quién supervisa qué?
Los elementos que se deben incluir en un
procedimiento son: objetivo, alcance, definiciones de términos específicos, abreviaturas de términos, responsabilidad y autoridad, enunciado del procedimiento, supervisión, modificaciones, distribución, proceso de documentación, listado de documentación relacionada y anexos.
Los manuales de
procedimientos tienden a proporcionar una explicación global. A veces los consultores cometen el error de fomentar la aplicación de los manuales para describir todos los procesos posibles tomando en cuenta todas las posibilidades. El resultado es un manual que consiste de páginas y páginas de manuales carentes de importancia. Este proceso de documentar y diagramar cada actividad es, por sí solo, muy caro y de dudoso valor, ya que es probable que nadie lea jamás los volúmenes de procedimientos que
pretenden congelar en el tiempo muchos sistemas activos.
Los procedimientos
son importantes, sin embargo, nunca garantizan que no ocurran infortunios o escenarios extraños. En algunos casos, la aplicación rutinaria de los procedimientos puede llevar a escenarios ridículos, e, incluso, de vez en cuando éstos reemplazan al sentido común.
El manual de
procedimientos es el documento que contiene la descripción de las tareas y actividades que deben seguirse para la realización de las
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