Diagrama de flujo - II

Finalmente, y para dar orden al trabajo realizado, conviene hacer una clasificación de estos procedimientos, que pueden agruparse en diversos tipos, por ejemplo:

• De contabilidad y finanzas

- Para administrar el programa de aseguramiento de calidad (control de documentos, compras, registros, no conformidades, capacitación, etcétera).

- Para verificación (inspecciones, pruebas, auditorías).

- Instructivos de trabajo o procedimientos específicos (operación y mantenimiento del equipo, calibración de la instrumentación, procesos o tareas especiales, etcétera).

• Instrucciones de trabajo

Algunas de las recomendaciones que se recopilaron para la redacción efectiva tanto de procedimientos como de instrucciones de trabajo son:

- Identificar todas las necesidades que requieren de procedimientos y/o instrucciones de trabajo.

- Dividirlas en secciones manejables.

- Obtener los documentos que ya están disponibles en planta sin aceptarlos como válidos.

- Iniciar delineando los puntos más importantes.

- Identificar el objeto, el resultado esperado y la forma de medir si el documento satisface los propósitos.

- Nunca se debe asumir que el lector del documento conoce de lo que se trata.

- Utilizar oraciones sencillas y palabras fáciles de entender.

- Escribir lo que se piensa.

- Dar ejemplos en los anexos para facilitar la comprensión al lector.

- Evitar el uso de adverbios como: muy, satisfactorio, extremadamente, ya que estos términos son relativos.

- Evitar el uso repetitivo de las mismas palabras.

- Poner atención a los detalles.

- Limitar los párrafos a un objetivo solamente.

- Evitar las ambigüedades.

- Evitar los modismos.

- Evitar demasiadas abreviaturas, de tal forma que se dificulte la lectura del documento.

- Utilizar títulos y encabezados cortos.

- Dejar que alguien lea lo que se ha escrito y siga las instrucciones a manera de ensayo.