PROCEDIMIENTOS - I

¿qué es un procedimiento?

Hemos visto que siguiendo la norma ISO 9000:2000 apartado 3.4.5. se define procedimiento como “forma especificada para llevar a cabo una actividad o proceso”. Es decir, el procedimiento especifica un sistema aprobado de trabajo, es una descripción de cómo se lleva a cabo una actividad.

Como se ha dicho, no todos los procedimientos deben estar documentados. La propia organización decidirá qué procedimientos le interesa documentar y cuáles no.

Vamos a estudiar a continuación cómo se documenta un procedimiento.

Estructura de un procedimiento

No existe un único modo de documentar un procedimiento, cada organización debe decidir cómo desea documentarlo. Lo que sí es importante es establecer una buena estructura para los procedimientos. Debería estructurarse incluyendo como mínimo:

- Título: en el título se especifica de modo claro cómo va a denominarse el procedimiento.

- Número: es importante dar una codificación a los procedimientos. (También debería darse al resto de documentos del sistema de gestión de la calidad. Por ejemplo PR 4- 2323_r3 podría ser una codificación en la que PR definiera que se trata de un procemiento. 4: podría indicarnos que es un procedimiento relacionado con el proceso 4 y 2323 identificaría el número concreto del procedimiento. Además el r3  podría definirnos que se trata de la tercera revisión del documento. Cada empresa debe en su caso establecer la codificación que le resulte más sencilla y útil.

- Fecha.

- Número de página y total de páginas: Para mayor comodidad a la hora de hacer modificaciones en los documentos del sistema, es importante que cada documento lleve una paginación independiente del resto y que en cada hoja se establezca además del número de la página, el total de páginas de dicho documento.

- Autoridad emisora y autoridad aprobadora: debe establecerse de manera clara quién ha emitido el procedimiento y quién lo ha aprobado. Ello ayudará a aclarar responsabilidades y a tener establecidas de una forma clara las competencias a la hora de hacer modificaciones en el procedimiento.

- Objetivo: debe especificarse de un modo preciso cuál es el objetivo/s de dicho procedimiento.

- Alcance: además es importante delimitar el procedimiento, es decir, si su cumplimiento es por ejemplo sólo para un determinado departamento, si es de obligado cumplimiento para toda la organización etc.

- Referencias: en caso necesario se establecerán los documentos relaciones con el procedimiento que sean precisos como pudieran ser normativas, leyes, otros procedimientos etc.