¿Cómo documentar los procedimiento? - I

1. Definición de los procedimientos a documentar:

Una parte fundamental de la implantación de un sistema de gestión de la calidad es la documentación de los procedimientos. El punto de partida para poder desarrollar la documentación de los procedimientos es el mapping de procesos. Sin una descripción detallada de todos los procesos y de sus interacciones, no podrá llevarse a cabo la fase de documentación.

Una vez establecidos los procesos de la organización el siguiente paso será decidir qué procedimientos van a documentarse y hasta qué nivel de detalle va a llegarse.

En la identificación de los procedimientos que se documentarán es importante examinar los requisitos de la sección apropiada de ISO 9001.

Deberán establecerse además los niveles de los distintos procedimientos, de forma general podemos establecer la siguiente estructura:

- Procedimientos generales: Un procedimiento general identifica las etapas claves de un proceso. Como regla general no debería haber más de 5 o 6 etapas claves.

- Procedimientos detallados: para la mejor compresión de las distintas actividades se definirá una estructura de procedimientos que irán explicando de forma paulatina, en cada nivel con un grado de detalle mayor, las distintas actividades.

Al final de esta fase debería tenerse un documento con todos los procedimientos generales y los procedimientos detallados relacionados con cada uno de ellos en todos los niveles necesarios.

2. Establecimiento de los grupos de trabajo:

Una vez identificados los procedimientos que se van a documentar deberían establecerse equipos de trabajo para llevara cabo la documentación de cada procedimiento. Deberían participar en cada grupo personas de todos los niveles implicados en el procedimiento objeto de documentación que estén relacionadas con el mismo. En esta planificación es fundamental dejar bien establecidas las responsabilidades de los grupos de trabajo y el calendario para el cumplimiento de objetivos. 

Debe destacarse la importancia fundamental de la implicación por parte del personal en esta fase en el logro del éxito de la implantación posterior del sistema de gestión de la calidad. Debemos recordar siempre que cuando el personal ha tenido una participación activa en el proceso de diseño y desarrollo del sistema su implicación posterior será mucho mayor que si lo sienten como algo extraño e impuesto.