martes, 29 de enero de 2013

Criterios de decisión - II

• Reunión de cierre
- Al finalizar la auditoría (y previa a la preparación del informe de auditoría) se debe llevar a cabo una junta con los responsables de los procesos auditados a nivel de mandos intermedios (gerentes y jefes de departamento principalmente).
- El principal propósito de la junta es informar al auditado sobre las no conformidades encontradas. Esto con el objeto de calificar cualquier error o malentendido, de manera tal que el auditado entienda claramente los resultados presentados.
- Si durante la junta de cierre el auditado presenta evidencia demostrando que alguna de las no conformidades reportadas en realidad no lo es, el auditor líder debe analizar la evidencia presentada y,
en su caso, aceptarla como válida.
- La junta de cierre es una parte crítica del proceso de auditoría interna. Muchas de las veces los beneficios derivados de una auditoría dependen de la manera con que se conduce esta junta.
- A través de una presentación apropiada se puede lograr un entendimiento y aceptación de las desviaciones reportadas, lo cual se traduce en acciones correctivas efectivas para eliminar de raíz la no conformidad.
Durante la junta de cierre el auditor líder debe:
- Dar lectura a las no conformidades encontradas y obtener aceptación por parte del auditado.
- Informar sobre las observaciones más relevantes. Aquellas en las que se requiera tomar acción preventiva antes de que se conviertan en no conformidades.
- Acordar con cada una de las partes auditadas la fecha límite para la realización de acciones  correctivas/preventivas dependiendo de la complejidad del hallazgo reportado.
- Informar la fecha de emisión del reporte de auditoría.
- Aclarar posibles malos entendidos suscitados durante la auditoría.
- Dar a conocer cualquier obstáculo importante encontrado al efectuar la auditoría.
- Manifestar que la ausencia de no conformidades en ciertos procesos no significa que éstas no existen, sino que probablemente el auditor no encontró la evidencia pertinente.
Es importante que se asigne a uno de los miembros del equipo auditor para que vaya tomando nota de todo lo que en la junta se mencione, y elabore una minuta de la misma.
El auditor líder tiene la responsabilidad de la preparación del informe en cuanto a contenido y emisión dentro del tiempo acordado. El propósito es encontrar en un solo documento la información más relevante de la
auditoría. Además sirve como evidencia objetiva del cumplimiento del programa. El informe final de auditoría debe contener aquellos hallazgos declarados en la junta de cierre. Si, subsecuentemente, durante la preparación del informe se descubre otra no conformidad que no fue comunicada en su momento, el auditado debe ser informado de esta situación antes de la emisión del informe.

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