Dependiendo del campo de aplicación y de la complejidad de la auditoría, puede ser necesario hacer arreglos formales de comunicación durante su realización.
El equipo debe proceder periódicamente a intercambiar información, evaluar el progreso de la auditoría y reasignar el trabajo entre auditores si es necesario.
Durante la auditoría, el auditor líder debe periódicamente comunicar el estado de la auditoría y cualquier problema al auditado y al cliente de la auditoría, si es necesario.
Debido a que el número de actividades relevantes para la administración de la calidad son obviamente enormes y todas las actividades y documentos no pueden ser investigados en una auditoría, los auditores investigan solamente una pequeña muestra representativa de una amplia población de información.
Por lo anteriormente dicho, se debe seleccionar la muestra de la auditoría con cuidado y prudencia, con la finalidad de obtener una ilustración representativa de la actividad y ganar una perspectiva verdadera de cómo la calidad está siendo manejada en un departamento. Por lo que se recomienda seleccionar una muestra, la cual puede ser de actividades rutinarias.
El auditor debe obtener información y evidencia relevante y suficiente que permita realizar una evaluación confiable y válida. La evidencia puede ser recolectada a través de alguno de los siguientes métodos:
• Entrevistas.
• Revisión documental.
• Observaciones, tanto de actividades como de condiciones en las áreas auditadas.
Algunos métodos generalmente utilizados en las auditorías son:
Técnica de punto profundo
Seleccione un área de oportunidad y verifique si el sistema o procedimiento es seguido y si los requisitos técnicos en esa área cumplen con los códigos, especificaciones o normas aplicables. Esto sacará a flote lo que la gente considera como deficiencias transparentes y difíciles de detectar.
Ejemplo de técnica punto profundo
En el área de inspección de recibo determine el cumplimiento de cada elemento de control del sistema, tales como uso de áreas de rechazo en espera de inspección, aceptación, comunicación entre recibo e inspección
de recibo, tarjetas de rechazo, reporte de inspección de aceptación-rechazo, manejo, almacenamiento, etcétera.
Ejecute una verificación de requisitos entre la documentación aceptada, tales como reportes de prueba de material físicos y químicos, contra los requisitos técnicos de las especificaciones del material comprado y contra los códigos o normas aplicables.
Esto determina si existe una implantación incompleta del programa de administración de calidad.
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