Comunicación durante la auditoría - III

Realizar una investigación sistemática y ágil de acuerdo con su lista de verificación. Nunca continuar la búsqueda hasta encontrar algo malo.
Tomar notas breves de todo lo que ve y escucha.
Registrar datos relevantes para fundamentar sus hallazgos:
- Referencia de documentos.
- Identificación de materia prima y materiales.
- Número de serie / número de lote del producto terminado.
- Áreas y puestos.
Mantenerse alerta, evitar que su atención sea desviada.
En caso de auditorías multiequipos, reunirse al menos una vez al día para intercambiar información.
Hacer las preguntas a las personas indicadas.
Hacer las mismas preguntas a diferentes personas.
Obtener la respuesta de la persona entrevistada, no de otra.
Observar y cumplir en todo momento con las reglas del área de auditoría (horarios, disposiciones de seguridad, entre otros). Evitar tomar la posición de sabelotodo o experto técnico. Estas situaciones por lo regular molestan al auditado afectando el diálogo establecido.
Evitar hacer al auditado declaraciones prematuras sobre no conformidades sin haber analizado  cuidadosamente y, en su caso, discutido previamente la evidencia recolectada.
Puntos clave para la entrevista
Las siguientes son una serie de recomendaciones para ayudar al auditor a ejecutar la entrevista apropiadamente:
• Procurar que la entrevista se realice en el lugar de trabajo del auditado, donde tenga disponibles los documentos de referencia que se le vaya requiriendo.
Evitar las entrevistas en áreas donde exista un nivel elevado de ruido u otro tipo de distracción.
Evitar la entrevista con el auditado en presencia de otras personas.
Hacer preguntas abiertas que provoquen respuestas ricas de información.
Asegurarse que el auditado entienda la pregunta.
Confirmar los puntos clave.
Escuchar atentamente y dar señales de lo que hace. Afirme con la cabeza o vocalmente.
Permanezca neutral: no desapruebe, critique o interrumpa.
No hacer preguntas tendenciosas, tales como: ¿verdad que...?
Adaptarse al nivel de la persona auditada.
Informar al auditado antes de iniciar la entrevista que se estarán tomando notas, no como evidencia, sino para mantener la exactitud de los hechos.
Las notas que se tomen deben ser breves y concisas a fin de mantener la comunicación con el auditado. En caso de duda, corroborar con el entrevistado el dato anotado.
Cuando se realiza una auditoría se debe tomar en consideración la profundidad a la que se desea llegar.