Gestión de un Programa de Auditoría - II

Amplitud de un programa de auditoría, tiene que ver básicamente con la determinación del tamaño, la naturaleza y la complejidad de la organización que se audite.

Responsabilidades del programa de auditoría, tiene que ver con la asignación de esfuerzos que debe desarrollar una o más personas que cuenten con conocimientos generales de los principios de la

auditoría, de la competencia de los auditores y de la aplicación de técnicas de auditoría, además habilidades para la gestión, así como conocimientos técnicos y del negocio pertinentes para las actividades que van a auditarse. 

Las actividades básicas del responsable de la gestión de un programa de auditoría pueden ser:

(1) Establecer los objetivos y la amplitud del programa de auditoría;

(2) Establecer las responsabilidades y los procedimientos, y asegurarse de que se proporcionan recursos;

(3) Asegurarse de la implementación del programa de auditoría;

(4) Asegurarse de que se mantienen los registros pertinentes del programa de auditoría, y

(5) Realizar el seguimiento, revisar y mejorar el programa de auditoría.

Recursos del programa de auditoría, consiste en la identificación de los recursos para el programa

de auditoría, para el efecto se podría considerar: 

(1) Los recursos financieros necesarios para desarrollar, implementar, dirigir y mejorar las

actividades de la auditoría; 

(2) Las técnicas de auditoría;

(3) Los procesos para alcanzar y mantener la competencia de los auditores, y para mejorar su

desempeño;

(4) La disponibilidad de auditores y expertos técnicos que tengan la competencia apropiada

para los objetivos particulares del programa de auditoría;

(5) La amplitud del programa de auditoría, y

(6) El tiempo de viaje, alojamiento y otras necesidades de la auditoría.

Gestión de un Programa de Auditoría - I

La gestión de un programa de auditoría es una actividad que consiste en planificar, organizar, poner en práctica y dirigir el tipo y número de auditorías de forma eficaz y eficiente dentro de lo programado. Lo importante en la gestión del programa de auditoría es tener la “capacidad de planificar y llevar a la práctica los programas de auditoría necesarios para dirigir la forma en que se

realizarán y controlarán su eficacia en los negocios”

Un programa de auditoría, como “conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico”, dependiendo del tamaño, naturaleza y complejidad de la organización para la que se programa la auditoría puede incluir uno o más programas de auditoría o, una o más auditorías.

La gestión de un programa de auditoría como función debe ser independiente del resto de la organización, no obstante la alta dirección de la organización debe otorgar al responsable de la dirección del programa de auditoría la autoridad requerida para que pueda gestionarlo.

Las funciones básicas de la dirección del programa de auditoría de acuerdo con la norma ISO 19011 son: las de: establecer, implementar, realizar el seguimiento, revisar y mejorar el programa de auditoría e, identificar los recursos necesarios y asegurarse de que se proporcionan.

Las actividades del proceso de gestión de un programa de auditoría, considerando la metodología de Planificar- Hacer-Verificar-Actuar de la norma ISO 19011, son las de establecimiento, implementación, seguimiento y revisión y, mejora del programa de auditoría.

(a) P (planificar).- El establecimiento de un programa de auditoría, comprende el establecimiento de objetivos, amplitud, responsabilidades, recursos y procedimientos del programa de auditoría.

Objetivos de un programa de auditoría, consiste en establecer los parámetros requeridos para dirigir

la planificación y realización de las auditorías, considerando lo siguiente:

(1) Prioridades de la dirección;

(2) Propósitos comerciales;

(3) Requisitos del sistema de gestión;

(4) Requisitos legales, reglamentarios y contractuales;

(5) Necesidad de evaluar a los proveedores;

(6) Requisitos del cliente;

(7) Necesidades de otras partes interesadas, y

(8) Riesgos para la organización.

Principios de Auditoría

Los principios o postulados de auditoría, como “verdades fundamentales evidentes”, de acuerdo con la norma ISO 19011, se clasifican en principios referentes al auditor y a la auditoría.

Los principios referentes a los auditores, tienen que ver con las exigencias que debe reunir el personal de auditoría en cuanto a la responsabilidad y la necesidad del suficiente cuidado profesional para llevar a cabo una auditoría.

(1) Conducta ética: es el “fundamento de la profesionalidad”. La confianza, integridad, confidencialidad y discreción son esenciales para auditar.

(2) Presentación ecuánime: constituye “la obligación de informar con veracidad y exactitud”. Los hallazgos, conclusiones e informes de la auditoría reflejan con veracidad y exactitud las actividades de la auditoría. Se informa de los obstáculos significativos encontrados durante la auditoría y de las opiniones divergentes sin resolver entre el equipo auditor y el auditado.

(3) Debido cuidado profesional: se refiere a “la aplicación de diligencia y juicio al auditar”. Los auditores proceden con el debido cuidado, de acuerdo con la importancia de la tarea que desempeñan y la confianza depositada en ellos por el cliente de la auditoría y por otras partes interesadas. Un factor importante es tener la competencia necesaria.

Los principios referentes a la auditoría, establecen criterios y elementos requeridos para que el auditor sustente su opinión.

(4) Independencia, es “la base para la imparcialidad de la auditoría y la objetividad de las conclusiones de la auditoría”. Los auditores son independientes de la actividad que es auditada y están libres de sesgo y conflicto de intereses. Los auditores mantienen una actitud objetiva a lo largo del proceso de auditoría para asegurarse de que los hallazgos14 y conclusiones15 de la auditoría estarán basados sólo en la evidencia de la auditoría.

(5) Enfoque basado en la evidencia, indica que el enfoque es “el método racional para alcanzar 

conclusiones de la auditoría fiables y reproducibles en un proceso de auditoría sistemático”. La evidencia de la auditoría es verificable. Está basada en muestras de la información disponible, ya que

una auditoría se lleva a cabo durante un período de tiempo delimitado y con recursos finitos. El uso apropiado del muestreo está estrechamente relacionado con la confianza que puede depositarse en las conclusiones de la auditoría.

Clasificación de la auditoría de Sistemas

La auditoría del sistema de gestión de la calidad ha sido clasificada desde diferentes puntos de vista, pero de acuerdo con la Norma ISO 19011, las auditorías pueden clasificarse en auditorías internas, auditorías externas, auditoría combinada y auditoría conjunta.

(a) Auditorías internas, denominadas en algunos casos como auditorías de primera parte, son aquellas que se realizan a los sistemas de calidad con fines internos por la organización o en su nombre y, pueden constituir la base para una autodeclaración de conformidad de una organización. La autodeclaración de conformidad puede darse luego de que se “comprueban la conformidad del sistema con alguna norma especificada o alguna especificación”, en cuyo caso, “no garantiza, necesariamente que el nivel de calidad del producto sea satisfactorio”10.

(b) Auditorías externas, incluyen lo que se denomina generalmente auditorías de segunda y tercera parte; las auditorías de segunda parte son llevadas a cabo “por los clientes de una organización o por otras personas en nombre del cliente”11; y, las auditorías de tercera parte son llevadas “a cabo por organizaciones auditoras independientes y externas, tales como aquellas que proporcionan el registro o la certificación de conformidad de acuerdo con los requisitos de las Normas ISO 9001 o ISO 14001”.

(c) Auditoría combinada, cuando se “auditan juntos un sistema de gestión de la calidad y un sistema de gestión ambiental”.

(d) Auditoría conjunta, la auditoría es realizada por dos o más organizaciones que cooperan para auditar a la única organización que es auditada.

Concepto de la auditoría de sistemas - II

(c) El propósito de la auditoría, es determinar la conformidad de los resultados con los criterios o requisitos del sistema de calidad implantado en la organización, establecer las causas de las no conformidades para tomar las medidas correctivas o medidas preventivas para evitar problemas y, descubrir las causas de las no conformidades para la adopción de medidas correctivas.

(d) El alcance de la auditoría, como ámbito de competencia de la auditoría, constituye la “extensión y límites” de la auditoría al sistema de gestión implementado por una organización, además las exclusiones.

(e) El sujeto de la auditoría de sistemas, es un auditor profesional a nivel universitario, con competencia8 para llevar a cabo una auditoría para sustentar una opinión respecto de la conformidad de la evidencias de la auditoría con los criterios de comparación y, con conocimientos sobre criterios y normas internacionales de calidad.

(f) El método de la auditoría, es un conjunto de métodos y procedimientos sistemáticos que facilitan al auditor el conocimiento de la organización y la verificación de afirmaciones y exposiciones para informar resultados con conclusiones y de ser el caso con sugerencias de valor agregado orientadas a la mejora de sistemas y procesos.

(g) Los indicadores de gestión institucional, son medidas utilizadas por el auditor para revelar en

qué medida se han alcanzado los estándares esperados de una organización. El objetivo

principal de los indicadores es dar cuenta al cliente de la auditoría9 de la realidad por la que atraviesa la organización.

Concepto de la auditoría de sistemas - I

Considerando los criterios de la ISO 19011:2002, la auditoría del sistemas de gestión de la calidad a las instituciones de educación superior, puede ser definida como un proceso sistemático, independiente y documentado de evaluación objetiva de los sistemas de gestión de la calidad a base de evidencias4 de la auditoría mediante indicadores para determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría.

Las características principales del concepto de auditoría son las siguientes:

(a) La función de la auditoría, es la evaluación del sistema de gestión de la calidad, básicamente mediante las actividades de auditorías, revisiones del sistema de gestión de la calidad y auto evaluaciones. Las auditorías se realizan para “determinar el grado en que se han alcanzado los requisitos del sistema de gestión de la calidad”, las revisiones para determinar “…la conveniencia, adecuación, eficacia y eficiencia del sistema de gestión de la calidad con respecto a los objetivos y a la política de la calidad”; y, las autoevaluaciones para contar con “una visión global del desempeño de la organización y del grado de madurez del sistema de gestión de la calidad”6.

(b) El objeto de la auditoría, es el sistema de gestión de la calidad adoptado estratégicamente por la

organización con sus diversos elementos básicos, auditable en su conjunto o por partes. Los

elementos básicos de un sistema de calidad7 lo podemos encontrar en cláusula 4.1 “REQUISITOS

GENERALES” de ISO: 9001:2000 cuando dice: “La organización debe establecer, documentar,

implementar y mantener un sistema de gestión de la calidad y mejorar continuamente su eficacia…”.

Esta norma internacional permite alinear o adaptar el sistema de gestión de una organización con los

requisitos de los sistemas de gestión de la calidad relacionados, con la finalidad de establecer un

sistema de gestión de la calidad que cumpla con los requisitos de la Norma Internacional citada. En este contexto, en la Guía de Aplicación IWA-2:2003

“SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PARA ORGANIZACIONES EDUCATIVAS. APLICACIÓN DE LA NORMA ISO 9001:2000” propuesta por México, existen elementos para la gestión de la calidad de la educación de las organizaciones educativas.

Para el caso de las organizaciones educativas las directrices del sistema gestión de la calidad según la cláusula 4.1.”REQUISITOS GENERALES” de IWA- 2:2003 se van a limitar a “…definir y gestionar aquellos procesos incluidos en el diseño educativo, desarrollo educativo y los procesos educativos de entrega, los procedimientos para la implementación y la medición de resultados; las condiciones para la aceptación de la educación en el momento de la entrega; y, la mejora continua de

estos procesos y la provisión de recursos también están incluidos”.

Directrices b asicas para la auditor a de sistemas de gestion de calidad en instituciones de educacion superior

Antecedentes

La auditoría de sistemas de gestión de calidad, surge como auditoría de calidad en la década del 60, con motivo del desarrollo industrial, pero su aplicación práctica, la podemos situar en los años setenta con motivo del desarrollo de normas de auditoría para evaluar especialmente los aspectos de calidad de la industria norteamericana de las plantas de energía nuclear -como las publicadas en 1978 bajo la

denominación “ANSI/ASME N45.2.23-1978

“CUALIFICACIÓN DEL PERSONAL DE AUDITORÍA DEL PROGRAMA DE GARANTÍA DE LA CALIDAD PARA LAS PLANTAS DE ENERGÍA NUCLEAR

1”-; luego vendría otras publicaciones de normas emitidas por países como Canadá, Estados Unidos y Reino Unido, sin embargo es solo en el año 2002, con la Organización Internacional

para la Normalización (ISO)2, que se llega a un acuerdo para estandarizar a escala mundial, dicho acuerdo se hizo realidad con la elaboración y publicación de las “DIRECTRICES PARA LA AUDITORÍA DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y/O AMBIENTAL: ISO

19011:2002”.

ISO 19011:2002 “proporciona orientación sobre la gestión de los programas de auditoría” y permite a la vez a los usuarios “adaptar o ampliar la orientación… proporcionada para su aplicación a otros tipos de auditorías”, el “desarrollo de sus propios requisitos de auditoría” y, también “el seguimiento de la conformidad con los requisitos, tales como especificaciones de producto o leyes y reglamentos...”3. 

En base de esta posibilidad de adaptar o ampliar la orientación establecida en la norma internacional,

trataremos de realizar la conceptualización y particularización del marco de directrices básicas para la

auditoría de sistemas de gestión de calidad a las instituciones de educación superior, en especial de sus programas de postgrado, conservando en lo posible el enfoque de la norma.