Actividades básicas de la auditoría de sistemas - I

Las actividades, de auditoría del sistema de gestión de calidad de la educación superior, son un conjunto de acciones que se realizan con la finalidad de preparar un informe de auditoría con conclusiones relacionadas a la conformidad o no conformidad del cumplimiento con las especificaciones del sistema de gestión de calidad implementado por la organización. Las actividades de auditoría, de acuerdo con las directrices de la Norma ISO 19011, son las de inicio de la auditoría, revisión de la documentación, preparación de las actividades de auditoría in situ, realización de las actividades de auditoría in situ, conclusión del informe de auditoría, finalización de la auditoría y realización de las actividades de seguimiento de una auditoría

Las actividades básicas se dividen en actividades de planificación y en actividades de la forma de llevar a cabo la auditoría como parte de un programa de auditoría. Las actividades de planificación generalmente corresponde desarrollarlas en alto grado al auditor principal como un trabajo adicional y las de desarrollo al “equipo de auditoría”18.

1.1.- Inicio de la auditoría El inicio de la auditoría o gestión de la auditoría, consiste en determinar las actividades, tiempo, recursos y especificaciones requeridas para programar, dirigir y

controlar el desarrollo de la auditoría; las actividades del proceso comprende la designación del líder del equipo auditor, definición de los objetivos, el alcance y los criterios de auditoría, determinación de la viabilidad de la auditoría, selección del equipo auditor teniendo en cuenta la competencia necesaria para lograr los objetivos y, el establecimiento del contacto inicial con el auditado que viabilice la práctica de la auditoría.

1.2.- Revisión de la documentación La revisión de la documentación comprende el estudio

de la pertinencia de la documentación del auditado, antes del desarrollo de las actividades de auditoría in situ, para determinar la conformidad del sistema de acuerdo con los criterios de auditoría, teniendo en cuenta el tamaño, la naturaleza y la complejidad de la organización, así como los objetivos y el alcance de la auditoría; para el efecto el auditor puede realizar una visita preliminar al lugar para obtener una visión general apropiada de la información disponible o, también para

decidir si se continúa o suspende la auditoría, en caso de que la documentación fuera inapropiada

1.3.- Preparación de las actividades de auditoría in situ La preparación del plan de auditoría, es un conjunto de acciones orientadas a la preparación del plan de auditoría, asignación de las tareas al equipo auditor y preparación de los documentos de trabajo, para la realización de la auditoría.

Gestión de un Programa de Auditoría - III

Procedimientos del programa de auditoría, tienen que ver con las formas que contribuyen a llevar a cabo el programa de auditoría, tales como:

(1) La planificación y elaboración del calendario de las auditorías;

(2) El aseguramiento de la competencia de los auditores y de los líderes de los equipos auditores;

(3) La selección de los equipos auditores apropiados y la asignación de sus funciones y responsabilidades;

(4) La realización de las auditorías;

(5) La realización del seguimiento de la auditoría, si es aplicable;

(6) La conservación de los registros del programa de auditoría;

(7) El seguimiento del desempeño y la eficacia del programa de auditoría; y

(8) La comunicación de los logros globales del programa de auditoría a la alta dirección.

(b) H (hacer).- Implementación del programa de auditoría: consiste básicamente en la elaboración

del calendario de las auditorías, la evaluación de los auditores, la selección de las actividades de auditoría y, en la conservación de los registros con los que van a demostrar la implementación del

programa de auditoría.

(c) V (verificar).- Seguimiento y revisión del programa de auditoría: consiste en el monitoreo periódico apropiado del cumplimiento de los objetivos del programa de auditoría a efectos de tratar de identificar necesidades de acciones correctivas y preventivas y, oportunidad de mejora,

para su implementación.

(d) A (actuar).- Mejora del programa de auditoría: consiste en determinar las acciones a adoptar para

incrementar el desempeño del programa de auditoría, como resultado del seguimiento y revisión.

Gestión de un Programa de Auditoría - II

Amplitud de un programa de auditoría, tiene que ver básicamente con la determinación del tamaño, la naturaleza y la complejidad de la organización que se audite.

Responsabilidades del programa de auditoría, tiene que ver con la asignación de esfuerzos que debe desarrollar una o más personas que cuenten con conocimientos generales de los principios de la

auditoría, de la competencia de los auditores y de la aplicación de técnicas de auditoría, además habilidades para la gestión, así como conocimientos técnicos y del negocio pertinentes para las actividades que van a auditarse. 

Las actividades básicas del responsable de la gestión de un programa de auditoría pueden ser:

(1) Establecer los objetivos y la amplitud del programa de auditoría;

(2) Establecer las responsabilidades y los procedimientos, y asegurarse de que se proporcionan recursos;

(3) Asegurarse de la implementación del programa de auditoría;

(4) Asegurarse de que se mantienen los registros pertinentes del programa de auditoría, y

(5) Realizar el seguimiento, revisar y mejorar el programa de auditoría.

Recursos del programa de auditoría, consiste en la identificación de los recursos para el programa

de auditoría, para el efecto se podría considerar: 

(1) Los recursos financieros necesarios para desarrollar, implementar, dirigir y mejorar las

actividades de la auditoría; 

(2) Las técnicas de auditoría;

(3) Los procesos para alcanzar y mantener la competencia de los auditores, y para mejorar su

desempeño;

(4) La disponibilidad de auditores y expertos técnicos que tengan la competencia apropiada

para los objetivos particulares del programa de auditoría;

(5) La amplitud del programa de auditoría, y

(6) El tiempo de viaje, alojamiento y otras necesidades de la auditoría.

Gestión de un Programa de Auditoría - I

La gestión de un programa de auditoría es una actividad que consiste en planificar, organizar, poner en práctica y dirigir el tipo y número de auditorías de forma eficaz y eficiente dentro de lo programado. Lo importante en la gestión del programa de auditoría es tener la “capacidad de planificar y llevar a la práctica los programas de auditoría necesarios para dirigir la forma en que se

realizarán y controlarán su eficacia en los negocios”

Un programa de auditoría, como “conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico”, dependiendo del tamaño, naturaleza y complejidad de la organización para la que se programa la auditoría puede incluir uno o más programas de auditoría o, una o más auditorías.

La gestión de un programa de auditoría como función debe ser independiente del resto de la organización, no obstante la alta dirección de la organización debe otorgar al responsable de la dirección del programa de auditoría la autoridad requerida para que pueda gestionarlo.

Las funciones básicas de la dirección del programa de auditoría de acuerdo con la norma ISO 19011 son: las de: establecer, implementar, realizar el seguimiento, revisar y mejorar el programa de auditoría e, identificar los recursos necesarios y asegurarse de que se proporcionan.

Las actividades del proceso de gestión de un programa de auditoría, considerando la metodología de Planificar- Hacer-Verificar-Actuar de la norma ISO 19011, son las de establecimiento, implementación, seguimiento y revisión y, mejora del programa de auditoría.

(a) P (planificar).- El establecimiento de un programa de auditoría, comprende el establecimiento de objetivos, amplitud, responsabilidades, recursos y procedimientos del programa de auditoría.

Objetivos de un programa de auditoría, consiste en establecer los parámetros requeridos para dirigir

la planificación y realización de las auditorías, considerando lo siguiente:

(1) Prioridades de la dirección;

(2) Propósitos comerciales;

(3) Requisitos del sistema de gestión;

(4) Requisitos legales, reglamentarios y contractuales;

(5) Necesidad de evaluar a los proveedores;

(6) Requisitos del cliente;

(7) Necesidades de otras partes interesadas, y

(8) Riesgos para la organización.

Principios de Auditoría

Los principios o postulados de auditoría, como “verdades fundamentales evidentes”, de acuerdo con la norma ISO 19011, se clasifican en principios referentes al auditor y a la auditoría.

Los principios referentes a los auditores, tienen que ver con las exigencias que debe reunir el personal de auditoría en cuanto a la responsabilidad y la necesidad del suficiente cuidado profesional para llevar a cabo una auditoría.

(1) Conducta ética: es el “fundamento de la profesionalidad”. La confianza, integridad, confidencialidad y discreción son esenciales para auditar.

(2) Presentación ecuánime: constituye “la obligación de informar con veracidad y exactitud”. Los hallazgos, conclusiones e informes de la auditoría reflejan con veracidad y exactitud las actividades de la auditoría. Se informa de los obstáculos significativos encontrados durante la auditoría y de las opiniones divergentes sin resolver entre el equipo auditor y el auditado.

(3) Debido cuidado profesional: se refiere a “la aplicación de diligencia y juicio al auditar”. Los auditores proceden con el debido cuidado, de acuerdo con la importancia de la tarea que desempeñan y la confianza depositada en ellos por el cliente de la auditoría y por otras partes interesadas. Un factor importante es tener la competencia necesaria.

Los principios referentes a la auditoría, establecen criterios y elementos requeridos para que el auditor sustente su opinión.

(4) Independencia, es “la base para la imparcialidad de la auditoría y la objetividad de las conclusiones de la auditoría”. Los auditores son independientes de la actividad que es auditada y están libres de sesgo y conflicto de intereses. Los auditores mantienen una actitud objetiva a lo largo del proceso de auditoría para asegurarse de que los hallazgos14 y conclusiones15 de la auditoría estarán basados sólo en la evidencia de la auditoría.

(5) Enfoque basado en la evidencia, indica que el enfoque es “el método racional para alcanzar 

conclusiones de la auditoría fiables y reproducibles en un proceso de auditoría sistemático”. La evidencia de la auditoría es verificable. Está basada en muestras de la información disponible, ya que

una auditoría se lleva a cabo durante un período de tiempo delimitado y con recursos finitos. El uso apropiado del muestreo está estrechamente relacionado con la confianza que puede depositarse en las conclusiones de la auditoría.

Clasificación de la auditoría de Sistemas

La auditoría del sistema de gestión de la calidad ha sido clasificada desde diferentes puntos de vista, pero de acuerdo con la Norma ISO 19011, las auditorías pueden clasificarse en auditorías internas, auditorías externas, auditoría combinada y auditoría conjunta.

(a) Auditorías internas, denominadas en algunos casos como auditorías de primera parte, son aquellas que se realizan a los sistemas de calidad con fines internos por la organización o en su nombre y, pueden constituir la base para una autodeclaración de conformidad de una organización. La autodeclaración de conformidad puede darse luego de que se “comprueban la conformidad del sistema con alguna norma especificada o alguna especificación”, en cuyo caso, “no garantiza, necesariamente que el nivel de calidad del producto sea satisfactorio”10.

(b) Auditorías externas, incluyen lo que se denomina generalmente auditorías de segunda y tercera parte; las auditorías de segunda parte son llevadas a cabo “por los clientes de una organización o por otras personas en nombre del cliente”11; y, las auditorías de tercera parte son llevadas “a cabo por organizaciones auditoras independientes y externas, tales como aquellas que proporcionan el registro o la certificación de conformidad de acuerdo con los requisitos de las Normas ISO 9001 o ISO 14001”.

(c) Auditoría combinada, cuando se “auditan juntos un sistema de gestión de la calidad y un sistema de gestión ambiental”.

(d) Auditoría conjunta, la auditoría es realizada por dos o más organizaciones que cooperan para auditar a la única organización que es auditada.

Concepto de la auditoría de sistemas - II

(c) El propósito de la auditoría, es determinar la conformidad de los resultados con los criterios o requisitos del sistema de calidad implantado en la organización, establecer las causas de las no conformidades para tomar las medidas correctivas o medidas preventivas para evitar problemas y, descubrir las causas de las no conformidades para la adopción de medidas correctivas.

(d) El alcance de la auditoría, como ámbito de competencia de la auditoría, constituye la “extensión y límites” de la auditoría al sistema de gestión implementado por una organización, además las exclusiones.

(e) El sujeto de la auditoría de sistemas, es un auditor profesional a nivel universitario, con competencia8 para llevar a cabo una auditoría para sustentar una opinión respecto de la conformidad de la evidencias de la auditoría con los criterios de comparación y, con conocimientos sobre criterios y normas internacionales de calidad.

(f) El método de la auditoría, es un conjunto de métodos y procedimientos sistemáticos que facilitan al auditor el conocimiento de la organización y la verificación de afirmaciones y exposiciones para informar resultados con conclusiones y de ser el caso con sugerencias de valor agregado orientadas a la mejora de sistemas y procesos.

(g) Los indicadores de gestión institucional, son medidas utilizadas por el auditor para revelar en

qué medida se han alcanzado los estándares esperados de una organización. El objetivo

principal de los indicadores es dar cuenta al cliente de la auditoría9 de la realidad por la que atraviesa la organización.