PROCEDIMIENTOS - II

- Definiciones: en caso necesario deberían incluirse las definiciones de algunos términos que sean empleados en el procedimiento y que por su complejidad o por su ambigüedad sea importante delimitar.

- Responsabilidades: un aspecto fundamental para que los procedimientos sean útiles es la clara delimitación de las responsabilidades del mismo.

- Método: explicación de cómo deben llevarse a cabo las distintas actividades. Debe seguir una secuencia lógica de actuaciones y estar explicada de forma concisa. Debería además establecer los documentos y procedimientos de apoyo necesarios

- Anexos: en caso necesario se incluirán otros documentos que ayuden a la mejor comprensión del procedimiento.

Los procedimientos deben utilizar una terminología comprensible para el personal. Se trata de que sean útiles y que se empleen en la práctica por tanto, es mejor pecar por sencillez que por exceso de complejidad.

Respecto al contenido del procedimiento es importante destacar, que de la lectura del procedimiento deberían quedar claros los siguientes aspectos:

- Objetivo del procedimiento.

- Cómo se llevarán a cabo cada una de las actividades

- Cuándo debe llevarse a cabo cada una de las actividades.

- Qué hacer sino se cumple el objetivo.

- Establecimiento claro de responsabilidades como por ejemplo quién debería controlar el equipamiento, las materias primas y la información utilizadas, etc.
- Explicación de la pruebas o evaluaciones a desarrollar.
- Cómo se llevará a cabo el almacenamiento de la información conseguida.

PROCEDIMIENTOS - I

¿qué es un procedimiento?

Hemos visto que siguiendo la norma ISO 9000:2000 apartado 3.4.5. se define procedimiento como “forma especificada para llevar a cabo una actividad o proceso”. Es decir, el procedimiento especifica un sistema aprobado de trabajo, es una descripción de cómo se lleva a cabo una actividad.

Como se ha dicho, no todos los procedimientos deben estar documentados. La propia organización decidirá qué procedimientos le interesa documentar y cuáles no.

Vamos a estudiar a continuación cómo se documenta un procedimiento.

Estructura de un procedimiento

No existe un único modo de documentar un procedimiento, cada organización debe decidir cómo desea documentarlo. Lo que sí es importante es establecer una buena estructura para los procedimientos. Debería estructurarse incluyendo como mínimo:

- Título: en el título se especifica de modo claro cómo va a denominarse el procedimiento.

- Número: es importante dar una codificación a los procedimientos. (También debería darse al resto de documentos del sistema de gestión de la calidad. Por ejemplo PR 4- 2323_r3 podría ser una codificación en la que PR definiera que se trata de un procemiento. 4: podría indicarnos que es un procedimiento relacionado con el proceso 4 y 2323 identificaría el número concreto del procedimiento. Además el r3  podría definirnos que se trata de la tercera revisión del documento. Cada empresa debe en su caso establecer la codificación que le resulte más sencilla y útil.

- Fecha.

- Número de página y total de páginas: Para mayor comodidad a la hora de hacer modificaciones en los documentos del sistema, es importante que cada documento lleve una paginación independiente del resto y que en cada hoja se establezca además del número de la página, el total de páginas de dicho documento.

- Autoridad emisora y autoridad aprobadora: debe establecerse de manera clara quién ha emitido el procedimiento y quién lo ha aprobado. Ello ayudará a aclarar responsabilidades y a tener establecidas de una forma clara las competencias a la hora de hacer modificaciones en el procedimiento.

- Objetivo: debe especificarse de un modo preciso cuál es el objetivo/s de dicho procedimiento.

- Alcance: además es importante delimitar el procedimiento, es decir, si su cumplimiento es por ejemplo sólo para un determinado departamento, si es de obligado cumplimiento para toda la organización etc.

- Referencias: en caso necesario se establecerán los documentos relaciones con el procedimiento que sean precisos como pudieran ser normativas, leyes, otros procedimientos etc.

FASE DE IMPLANTACIÓN: DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA - II

MANUAL DE CALIDAD

El manual de calidad como ya se ha introducido se define siguiendo la norma ISO 9000:2000 apartado 3.7.4. como “el documento que especifica el sistema de gestión de la calidad de una organización”

Los manuales de calidad deben adaptarse en cuanto a su tamaño y complejidad a cada organización.

Es decir, no puede predeterminarse la extensión o grado de dificultad que el manual de calidad deba tener.

Los manuales de calidad suelen comenzar explicando las características fundamentales de la empresa, es decir, a qué se dedica, qué tamaño tiene, en qué sectores compite etc. es decir, suele emplearse como carta de presentación de la empresa. Sólo apoyados en estos datos podrá comprenderse la estructura del sistema de gestión de la calidad que posteriormente se describa.

En el manual de calidad se especifica el alcance del sistema de gestión de la calidad. Es importante indicar que si la organización considera que alguno de los requisitos establecidos en la norma ISO 9001:2000 no le son de aplicación, la justificación de dicha exclusión debe estar recogida en el manual de calidad.

En el manual de calidad suelen encontrarse la política de calidad y sus objetivos, que definen de una manera clara hacia dónde desea caminar la empresa en el área de la calidad. 

Además el manual de la calidad debe incluir los procedimientos documentados establecidos o una referencia a los mismos

Dado que la nueva norma está basada en una orientación a los procesos, otro aspecto importante que debe contener el manual de calidad es la descripción de las interacciones de los procesos. 

FASE DE IMPLANTACIÓN: DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA - I

La norma exige que el sistema de gestión de la calidad se encuentre documentado. A continuación
vamos a ver los distintos niveles de la documentación:

El manual de calidad es siguiendo la norma ISO 9000:2000 apartado 3.7.4. “el documento que especifica el sistema de gestión de la calidad de una organización”

Un procedimiento es siguiendo la norma ISO 9000:2000 apartado 3.4.5. “forma especificada para llevar a cabo una actividad o proceso”. Es importante destacar que los procedimientos no tienen porque estar documentados.

Una especificación es siguiendo la norma ISO 9000:2000 apartado 3.7.3. “documento que establece

requisitos”

Un registro es siguiendo la norma ISO 9000:2000 apartado 3.7.6. “Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas”. La norma marca una serie de registros obligatorios de gran importancia para demostrar el funcionamiento del sistema de gestión de la calidad en la práctica.

Las fases para documentar el sistema de gestión de la calidad son fundamentalmente: 

- Manual de calidad: Descripción de la empresa y de su historia, Política de Calidad y Objetivos de Calidad. Siendo muy importante el proceso de difusión de la política y objetivos de la calidad dentro de la empresa.

- Mapping de procesos: definición de los procesos y niveles de procesos de la empresa, además de sus interacciones.

- Estructura y desarrollo de los procedimientos, documentando los que se crean oportunos.

Para el correcto desarrollo de la documentación es necesario establecer de antemano el formato adecuado para toda la documentación.

En el desarrollo de la documentación deben elaborarse borradores de trabajo que sean discutidos y acordados por todos lo implicados en cada documento, hasta llegar a los documentos definitivos. 

EVALUACIÓN Y PLANIFICACIÓN - III

Además conviene preparar una planificación temporal del mismo por ejemplo mediante el empleo de un diagrama de barras:

EVALUACIÓN Y PLANIFICACIÓN - II

Dado que consideramos la implantación de un sistema de gestión de la calidad como proyecto vamos a ver a continuación qué es un proyecto y que características tienen:

Proyecto se define como un proceso único consistente en un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fecha de inicio y de finalización, llevadas a cabo para lograr un objetivo conforme con requisitos específicos, incluyendo las limitaciones de tiempo, costo y recursos.

UNE-EN ISO 9000:2000. Aptdo 3.4.3.

Todo proyecto se caracteriza por:

- Orientación hacia un determinado objetivo (definido o por definir): tarea, resultado...etc. Para la implantación de un SGC el objetivo es la total implantación del sistema y en su caso la obtención de un certificado ISO 9001.

- Limitaciones de tiempo y/o económicas: tienen un comienzo y un fin: Debe plantearse un horizonte temporal para lograr la plena implantación del sistema.

- Exclusividad y novedad: no hay dos proyectos iguales y el resultado de cada proyecto es único. Para cada empresa el proceso de implantación de su SGC es un proyecto único.

- Complejidad: proceso de planificación y seguimiento complejo.

- Organización y planificación de los recursos (presupuesto).

- Trabajo interdisciplinario: distintas funciones y distintas capacidades se encuentran y organizan conjuntamente. En caso del SGC toda la empresa se ve implicada en el proyecto.

Resulta de gran ayuda en esta fase el empleo del denominado „Modelo del Contexto“ o „Modelo del
Entorno“ que se presenta la siguiente forma:

EVALUACIÓN Y PLANIFICACIÓN - I

Antes de comenzar debe realizarse una clara definición del proyecto y establecer el equipo de trabajo del mismo. Se nombrará un coordinador del equipo y se decidirá la necesidad o no de contar con un apoyo externo durante el proyecto, es decir, el apoyo de un consultor externo.

Equipo del Proyecto:

Se nombrará dentro de este equipo a una persona es responsable: el coordinador del proyecto. El coordinador será el responsable último de diseñar, desarrollar e implantar el sistema de calidad. El coordinador no tiene porque ser el propio encargado de calidad de la empresa. Para que la implantación tenga éxito es necesario un apoyo continuo del equipo directivo y para ello nada mejor que nombrar como coordinador a un miembro de dicho equipo. 

El equipo directivo de la empresa debería hacer durante todo el proyecto un seguimiento exhaustivo del proyecto, realizando reuniones periódicas con el equipo del proyecto y apoyándoles en todos los problemas que pudieran surgir Entre las labores fundamentales del equipo está el garantizar el cumplimiento del calendario establecido durante la fase evaluación y planificación, elección de grupos de trabajo en la fase de documentación del proyecto y el control de todo el proyecto. La elaboración de un presupuesto para el proyecto además del compromiso de cumplimiento con el mismo también es un aspecto importante que no debe descuidarse. Por último se encargarán de identificar las necesidades de formación de cara a la implantación del sistema y diseñar el mejor sistema para garantizar que todos los miembros de la organización reciben a lo largo del proyecto la necesaria información según niveles sobre el sistema de gestión de la calidad