domingo, 18 de mayo de 2014

Desarrollo de una auditoría de calidad - II

6. Preparar el plan de auditoría: el plan de la auditoría se emplea como base para proceder de una forma estructurada; en él se especifican todos los aspectos organizativos de las auditorías como por ejemplo las entidades afectadas, orden del procedimiento, distribución de tareas, fechas, definición de responsabilidades.

7. Recoger información sobre las entidades objeto de la auditoría: Esta recogida de información es sobre todo de vital importancia cuando se trata de auditorías externas, ya que con ello se logra que el equipo auditor tome contacto con la filosofía y metas de la empresa, sus productos y procesos, la organización de la empresa, las tareas concretas y funcionamiento del área objeto de la auditoría, y relaciones con clientes externos e internos y con los proveedores.

8. Clasificación de la documentación: Se desarrolla en función del tipo de auditoría del que se trate. Hay que comprobar que los documentos necesarios están disponibles.

9. Preparar Checklist o lista de chequeo23: Al terminar la fase de planificación de la auditoría hay que elaborar las Checklist que se van a emplear en la auditoría. En algunos casos no será necesario  reparar dichas Checklist porque ya estarán disponibles de auditorías previas. Las entidades de certificación y otras organizaciones publican checklist que pueden emplearse como base y modelo por las empresas.

10. Anunciar la auditoría y llevar a cabo las conversaciones iniciales: La unidad que va a ser objeto de la auditoría tiene que ser informada con suficiente antelación. No se trata de un control por sorpresa. Hay que procurar que tengan el suficiente tiempo para prepararse para la auditoría. Además es importante que conozcan los objetivos de la auditoría y sean informados sobre todos los detalles importantes. Con ello conseguiremos lograr su colaboración, además de garantizar la objetividad de la auditoría. En la reunión inicial se reúnen los miembros del equipo de auditoría con los máximos responsables de la entidad objeto de la auditoría y se les explica tanto el plan como el sistema que va a seguir la auditoría y recursos necesarios.

11. Llevar a cabo la auditoría preliminar: Es una auditoría „de prueba“ que se desarrolla un poco antes  de la „verdadera“ auditoría y que ayuda a su preparación. En esta primera auditoría se identifican ya algunos problemas que pueden ser corregidos antes de que la auditoría se lleve a cabo.

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