Los puntos a considerar en la preparación de las listas de verificación son:
a) El auditor debe estudiar a fondo los documentos de referencia (manual de calidad, procedimientos, instructivos, etc.), teniendo en cuenta cuál es el objetivo y alcance de la auditoría.
b) Las preguntas que conforman las listas de verificación deben estar expresadas de tal forma que con el menor número posible de preguntas se cubra la totalidad de los requisitos a auditar (preguntas abiertas).
c) El número de preguntas a incluir depende del tiempo del que se disponga para realizar la auditoría, pero principalmente de la cantidad de información requerida para proporcionar los suficientes elementos de juicio.
d) El grado de detalle con el que las preguntas son expresadas dependerá de las necesidades específicas de cada auditor (a mayor experiencia, menor detalle).
e) Se debe elaborar una lista de verificación por requisito. Las mismas preguntas pueden ser incluidas en diferentes listas de verificación.
f) El formato de la lista de verificación depende de cada organización. Lo importante es que le sirva de guía referencial al auditor.
El primer paso de la etapa de ejecución de la auditoría es la junta inicial o reunión de apertura. En dicha junta deben estar presentes el equipo auditor, los responsables de las áreas que serán auditadas y el ejecutivo de mayor jerarquía dentro de la organización.
El auditor líder es responsable de conducir la junta, en la cual se deben cubrir los siguientes puntos:a) Presentación de asistentes (cuando no se conocen).
b) Explicación de los objetivos y alcance de la auditoría.
c) Confirmación del programa detallado del plan de auditoría (tiempos, lugares y personas).
d) Explicación de la mecánica a seguir para la ejecución de la auditoría.
e) Solicitud de apoyo para llevar a cabo la auditoría.
f) Confirmación del lugar y hora de la junta de cierre.
g) Aclaración de dudas.
Se asignará a un miembro del equipo auditor para elaborar y conservar la minuta de la junta.
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