miércoles, 23 de enero de 2013

Comunicación durante la auditoría - II

Hilo siguiendo el hilo
Siga el hilo desde un documento dado o punto de inicio que sea de interés para el auditor, hacia otro documento o punto. Examine un documento u operación, verifique que esté correcto, seleccione un documento que esté en la lista y sígalo, vaya a la siguiente operación o documento y verifique la interacción apropiada. Trate de ir con la consecuencia del flujo de información u operación hacia delante o hacia atrás.
Ejemplo de técnica siguiendo el hilo
Inicie en el reporte de inspección de recibo, verifique que esté correcto (revisión de documentos), examine las especificaciones de compra, compare los reportes de recibo de proveedor contra las especificaciones, vaya a la orden de compra, a la requisición, a los registros de calificación-aprobación, a los registros de calificación del auditor de este proveedor, a la auditoríaevaluación del proveedor, siempre buscando que cada actividad se haya hecho cumpliendo con los requisitos del programa de calidad.
Las entrevistas con los auditados se realizan utilizando dos tipos de preguntas, las preparadas en la lista de verificación y las improvisadas durante la entrevista. Hay que recordar que las listas de verificación preparadas con preguntas específicas profundas se usan para determinar el cumplimiento con los requisitos específicos, mientras que las preguntas improvisadas son utilizadas para determinar si el personal auditado conoce las responsabilidades que tiene asignadas en el sistema de gestión de calidad y si efectúa los trabajos que tiene asignados. Normalmente este tipo de preguntas genera respuestas que dan información al auditor sobre puntos débiles.
Algunas preguntas de la lista de verificación pueden ser contestadas observando una operación contra su procedimiento o instrucción, es necesario verificar qué tan adecuadamente la gente realiza su trabajo de acuerdo con los procedimientos o instrucciones; solicite ver alguna calibración de algún instrumento o instrucción en el área de trabajo y operación; ya terminado y aceptado, por ejemplo, algún material que ya fue inspeccionado y aceptado pida que se vuelva a inspeccionar y compare que los resultados sean iguales.
Al revisar un documento verifique que cada paso se lleva a cabo y está terminado según está descrito en el manual de la calidad o procedimiento aplicable, que los espacios hayan sido llenados según sea requerido, verifique las revisiones de los documentos mencionados, verifique borrones y correcciones efectuadas a mano. Examine documentos ya terminados y en proceso.
Este método es de suma importancia para poder emitir un juicio sobre la implantación de los requisitos; evite hacer lo que hacen muchos auditores preguntando por ejemplo: ¿tienen certificado de calibración? El auditado contesta "Sí", el auditor ve el certificado y dice "sí tienen". Esto está mal hecho pues debe revisarse y analizarse el certificado siguiendo lo que mencionamos anteriormente sobre la revisión de documentos.
Para que una auditoría sea efectiva, al seleccionar las muestras no pida que le muestren documentos típicos, pues el auditado le dará lo mejor que tenga. Solicite mejor una lista, índice, un registro, entre otros, y seleccione de éstos las muestras que desea revisar. Pida ver los archiveros donde se guardan los registros y tome una muestra del frente, otra a la mitad y otra al final. Seleccione muestras de diferentes pasos del proceso; cuando encuentre una deficiencia, tome muestras adicionales para comprobar si la situación es general.
Durante la recopilación de evidencias el buen auditor deberá:
• Anotar aquellas indicaciones que sugieran posibles no conformidades, aunque éstas no estén cubiertas por la lista de verificación, e iniciar una investigación al respecto.
• Mantener el control de la situación en todo momento.
• Administrar el tiempo para realizar la auditoría, evitando "analizar el árbol y perder de vista el bosque".

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