jueves, 31 de enero de 2013

Criterios de decisión - IV

Ejecución de acciones correctivas
El auditor es responsable únicamente de identificar las no conformidades, mas no de ofrecer soluciones. La responsabilidad final para analizar las causas de las no conformidades encontradas y, en consecuencia, aplicar las acciones correctivas más adecuadas, recae en el auditado.
El auditado debe definir por escrito la causa, la contramedida y la fecha compromiso para culminar la acción correctiva. Esta información se registra en la solicitud de acción correctiva o en el informe de no conformidades.
La solicitud debe ser enviada al auditor líder, quien deberá programar las actividades de seguimiento.
Seguimiento y cierre de auditoría
Es importante realizar actividades complementarias después de la entrega o envío del informe fanal. A estas actividades complementarias se les llama seguimiento a las acciones correctivas propuestas. En esta etapa el
auditor debe comprobar y verificar que hay respuesta a cada una de las solicitudes de acciones correctivas, que se encuentren implantadas y que sean adecuadas.
Organización auditada
La organización auditada debe revisar e investigar las condiciones que dieron origen o provocan las observaciones y/o no conformidades para realizar las acciones correctivas, incluyendo todas aquellas que surjan para prevenir su recurrencia.
Cuando el informe final de la auditoría sea recibido, la organización auditada deberá preparar y coordinar la respuesta a dicho informe, en el que se incluirá:
• Programa completo de seguimiento e implantación de las acciones correctivas.
• Describir la no conformidad.
• Describir las acciones correctivas.
• Establecer la fecha de compromiso para la verificación.
La organización auditada deberá realizar un seguimiento interno, con el propósito de asegurar que las acciones correctivas propuestas sean implantadas.

miércoles, 30 de enero de 2013

Criterios de decisión - III

Contenido:
- Conformación general: objetivo y alcance de la auditoría, documentos de referencia de los auditores, fecha y clave de la auditoría.
- Desarrollo: nombre de las personas que asistieron a las juntas inicial y final y que fueron auditadas, información relevante (si hubiera) surgida durante dicha junta o durante el desarrollo de la auditoría.
- Resumen de observaciones y no conformidades, anexando copia del informe de no conformidad o solicitud de acción correctiva.
- Conclusiones.
- Recomendaciones para la mejora, si estaba especificado en los objetivos de la auditoría.
- Declaración de la naturaleza de confidencialidad de los contenidos.
- Nombre y firma de auditor líder.
- Lista de distribución.
Ejemplo del contenido de un informe de auditoría:
Informe de auditoría
Contenido:
1. Objetivo.
2. Alcance.
3. Referencias.
4. Grupo auditor.
5. Procesos auditados y personal.
6. Resumen de no conformidades.
7. Observaciones.
8. Conclusiones.
Distribución del informe
Generalmente el informe es distribuido por medio de un memorándum (en caso de auditoría interna), carta u oficio (en caso de auditoría externa), sin embargo, se sugiere que en una primera hoja se realice un informe
ejecutivo completo, de modo que el director o gerente no tenga que leer y analizar el informe completo para determinar los aspectos más importante que requieren acción correctiva inmediata.

martes, 29 de enero de 2013

Criterios de decisión - II

• Reunión de cierre
- Al finalizar la auditoría (y previa a la preparación del informe de auditoría) se debe llevar a cabo una junta con los responsables de los procesos auditados a nivel de mandos intermedios (gerentes y jefes de departamento principalmente).
- El principal propósito de la junta es informar al auditado sobre las no conformidades encontradas. Esto con el objeto de calificar cualquier error o malentendido, de manera tal que el auditado entienda claramente los resultados presentados.
- Si durante la junta de cierre el auditado presenta evidencia demostrando que alguna de las no conformidades reportadas en realidad no lo es, el auditor líder debe analizar la evidencia presentada y,
en su caso, aceptarla como válida.
- La junta de cierre es una parte crítica del proceso de auditoría interna. Muchas de las veces los beneficios derivados de una auditoría dependen de la manera con que se conduce esta junta.
- A través de una presentación apropiada se puede lograr un entendimiento y aceptación de las desviaciones reportadas, lo cual se traduce en acciones correctivas efectivas para eliminar de raíz la no conformidad.
Durante la junta de cierre el auditor líder debe:
- Dar lectura a las no conformidades encontradas y obtener aceptación por parte del auditado.
- Informar sobre las observaciones más relevantes. Aquellas en las que se requiera tomar acción preventiva antes de que se conviertan en no conformidades.
- Acordar con cada una de las partes auditadas la fecha límite para la realización de acciones  correctivas/preventivas dependiendo de la complejidad del hallazgo reportado.
- Informar la fecha de emisión del reporte de auditoría.
- Aclarar posibles malos entendidos suscitados durante la auditoría.
- Dar a conocer cualquier obstáculo importante encontrado al efectuar la auditoría.
- Manifestar que la ausencia de no conformidades en ciertos procesos no significa que éstas no existen, sino que probablemente el auditor no encontró la evidencia pertinente.
Es importante que se asigne a uno de los miembros del equipo auditor para que vaya tomando nota de todo lo que en la junta se mencione, y elabore una minuta de la misma.
El auditor líder tiene la responsabilidad de la preparación del informe en cuanto a contenido y emisión dentro del tiempo acordado. El propósito es encontrar en un solo documento la información más relevante de la
auditoría. Además sirve como evidencia objetiva del cumplimiento del programa. El informe final de auditoría debe contener aquellos hallazgos declarados en la junta de cierre. Si, subsecuentemente, durante la preparación del informe se descubre otra no conformidad que no fue comunicada en su momento, el auditado debe ser informado de esta situación antes de la emisión del informe.

lunes, 28 de enero de 2013

Criterios de decisión - I

El auditor debe tomar la decisión de reportar las no conformidades dividiendo los hallazgos en:
• No conformidad mayor
- Incumplimiento a un requisito específico por la norma.
- Incumplimiento parcial o total de la norma o procedimiento o instructivo de trabajo clave para la operación de la empresa o del sistema de gestión de calidad.
Ejemplo:
Procedimiento no implantado
- Cuando algún requisito de la norma exige procedimiento y no existe.
- Varias conformidades menores en un procedimiento que al juntarlas caen en un incumplimiento de la norma.
- Riesgo en la calidad del producto.
• No conformidad menor
- Incumplimiento a un procedimiento o instructivo de trabajo de la organización con la cual no se incumple una norma.
- Incumplimiento parcial o total de un requisito de un procedimiento o instructivo de trabajo, el cual no genera problemas en su operación, pero omite aspectos importantes.
• Observación
- No se viola ningún requisito, ni de la norma, ni de la organización, es una mejora.
- Cuando se documenta el hallazgo puede ser tomado en cuenta el formato de solicitud de acción correctiva o informe de no conformidad.
- La clasificación se basa en un buen juicio, la competencia y experiencia del auditor.
• Investigación ampliada
Si existen algunas dudas para determinar su clasificación (observación o no conformidad), se discutirá el hallazgo con el auditor líder y demás miembros del equipo y en caso necesario se regresará de nueva cuenta al área donde se detectó para ampliar la investigación.Si por cuestiones de tiempo ya no es posible ahondar en la investigación y la duda aún persiste, el hallazgo deberá reportarse como una observación y no como una no conformidad.
• Evidencia
Todas las no conformidades deben estar fundamentadas con evidencia que permita identificar:
- Qué estaba mal.
- Cómo estaba mal.
- En dónde se encontró.
• Reducción objetiva
El auditor líder debe asegurarse que las no conformidades están documentadas de una manera clara y concisa, objetiva e imparcial; debe evitar en todo momento:
- Mencionar los nombres de las personas con las que se contactó al detectar la desviación.
- Hacer conjeturas sobre la capacidad, competencia y desempeño del personal.
- Utilizar la información de los hechos para culpar a alguien o a un área en específico.
• Referencia
- Las no conformidades deben identificarse en función de los requerimientos específicos de la norma que se está incumpliendo u otros documentos que hayan sido tomados como referencia para la ejecución de la auditoría.

domingo, 27 de enero de 2013

Generación de hallazgos de auditoría y preparación de conclusiones

Al final de la jornada el equipo auditor debe reunirse y revisar sus anotaciones, analizar la evidencia recolectada y determinar cuáles hallazgos serán reportados como no conformidades.

sábado, 26 de enero de 2013

Comunicación durante la auditoría - V

Al detectar tal circunstancia, el auditor no deberá tomar en cuenta las intenciones.
Problemas internos:
El auditor durante la investigación y entrevista puede verse inmiscuido en problemas internos, entre el personal de una o varias áreas, los cuales se presentan en forma de reclamos y acusaciones. Éste debe evitar involucrarse en tales situaciones, a menos que las evidencias demuestren que se relacionan con problemas de calidad.
En ese caso, se deberá obtener notas de tales situaciones, a fin de apoyar sólidamente las recomendaciones dadas por el auditor.
Distracciones:
El personal auditado a veces recurre a la distracción del personal auditor como una práctica para limitar el tiempo disponible, restando eficiencia a la auditoría. Tales prácticas de distracción van desde demora al atender al grupo auditor, visitas a la planta sin ningún objetivo, hablar del clima o situaciones internacionales, entre otros.
Lo más grave es cuando el auditor permite que el auditado dirija la distracción hasta poner en duda la práctica de la auditoría.

viernes, 25 de enero de 2013

Comunicación durante la auditoría - IV

Para formular las preguntas tenemos las siguientes palabras:
- Qué
- Quién
- Cómo
- Cuándo
- Dónde
- Por qué
Usando estas palabras, el auditor puede lograr respuestas ricas en información, de las cuales puede generar nuevas preguntas y llegar al fondo de lo que desea comprobar.
Es importante formular preguntas que produzca un flujo en la información solicitada, para conocer dónde se genera tal o cual documento o cómo se controla y de dónde proviene. Esto es de gran ayuda en la audi-
toría.
Durante la investigación el auditor puede enfrentarse a un sinnúmero de situaciones, tales como:
Deshonestidad:
Por lo regular en organizaciones que se encuentran en dificultades con respecto a problemas de calidad, existen personas que buscan, a través de prácticas no éticas, utilizar la auditoría como medio para dar a conocer y justificar situaciones no deseables o desviaciones sin buscar una mejora.
En tales casos, la información aportada por el auditado deberá tratarse con mucho escepticismo, tacto, criterio, y deberá investigarse hasta ser validada.
En caso de que esta información sea veraz, se deberá proteger la fuente que evidencie tales hechos.
Indiscreción:
Es cuando el auditado revela información que no tiene nada que ver con el motivo de la auditoría y busca la manera de justificar incumplimientos en sus áreas, adjudicándoselas a otras personas, autoridades, políticas,
decisiones o reglamentos.
El auditor deberá manejar con diplomacia y criterio este tipo de información y comentar con el grupo auditor la necesidad de analizarla, discutirla o de no tomarla en cuenta.
Manipuleo:
Esta situación es ocasionalmente utilizada por el auditado para que en las recomendaciones dadas por el auditor se trate de incluir proyectos, presupuestos, contratación de personal, entre otros, que por lo general ya habían sido propuestos y fueron rechazados por carecer de una justificación válida.

jueves, 24 de enero de 2013

Comunicación durante la auditoría - III

Realizar una investigación sistemática y ágil de acuerdo con su lista de verificación. Nunca continuar la búsqueda hasta encontrar algo malo.
Tomar notas breves de todo lo que ve y escucha.
Registrar datos relevantes para fundamentar sus hallazgos:
- Referencia de documentos.
- Identificación de materia prima y materiales.
- Número de serie / número de lote del producto terminado.
- Áreas y puestos.
Mantenerse alerta, evitar que su atención sea desviada.
En caso de auditorías multiequipos, reunirse al menos una vez al día para intercambiar información.
Hacer las preguntas a las personas indicadas.
Hacer las mismas preguntas a diferentes personas.
Obtener la respuesta de la persona entrevistada, no de otra.
Observar y cumplir en todo momento con las reglas del área de auditoría (horarios, disposiciones de seguridad, entre otros). Evitar tomar la posición de sabelotodo o experto técnico. Estas situaciones por lo regular molestan al auditado afectando el diálogo establecido.
Evitar hacer al auditado declaraciones prematuras sobre no conformidades sin haber analizado  cuidadosamente y, en su caso, discutido previamente la evidencia recolectada.
Puntos clave para la entrevista
Las siguientes son una serie de recomendaciones para ayudar al auditor a ejecutar la entrevista apropiadamente:
• Procurar que la entrevista se realice en el lugar de trabajo del auditado, donde tenga disponibles los documentos de referencia que se le vaya requiriendo.
Evitar las entrevistas en áreas donde exista un nivel elevado de ruido u otro tipo de distracción.
Evitar la entrevista con el auditado en presencia de otras personas.
Hacer preguntas abiertas que provoquen respuestas ricas de información.
Asegurarse que el auditado entienda la pregunta.
Confirmar los puntos clave.
Escuchar atentamente y dar señales de lo que hace. Afirme con la cabeza o vocalmente.
Permanezca neutral: no desapruebe, critique o interrumpa.
No hacer preguntas tendenciosas, tales como: ¿verdad que...?
Adaptarse al nivel de la persona auditada.
Informar al auditado antes de iniciar la entrevista que se estarán tomando notas, no como evidencia, sino para mantener la exactitud de los hechos.
Las notas que se tomen deben ser breves y concisas a fin de mantener la comunicación con el auditado. En caso de duda, corroborar con el entrevistado el dato anotado.
Cuando se realiza una auditoría se debe tomar en consideración la profundidad a la que se desea llegar.

miércoles, 23 de enero de 2013

Comunicación durante la auditoría - II

Hilo siguiendo el hilo
Siga el hilo desde un documento dado o punto de inicio que sea de interés para el auditor, hacia otro documento o punto. Examine un documento u operación, verifique que esté correcto, seleccione un documento que esté en la lista y sígalo, vaya a la siguiente operación o documento y verifique la interacción apropiada. Trate de ir con la consecuencia del flujo de información u operación hacia delante o hacia atrás.
Ejemplo de técnica siguiendo el hilo
Inicie en el reporte de inspección de recibo, verifique que esté correcto (revisión de documentos), examine las especificaciones de compra, compare los reportes de recibo de proveedor contra las especificaciones, vaya a la orden de compra, a la requisición, a los registros de calificación-aprobación, a los registros de calificación del auditor de este proveedor, a la auditoríaevaluación del proveedor, siempre buscando que cada actividad se haya hecho cumpliendo con los requisitos del programa de calidad.
Las entrevistas con los auditados se realizan utilizando dos tipos de preguntas, las preparadas en la lista de verificación y las improvisadas durante la entrevista. Hay que recordar que las listas de verificación preparadas con preguntas específicas profundas se usan para determinar el cumplimiento con los requisitos específicos, mientras que las preguntas improvisadas son utilizadas para determinar si el personal auditado conoce las responsabilidades que tiene asignadas en el sistema de gestión de calidad y si efectúa los trabajos que tiene asignados. Normalmente este tipo de preguntas genera respuestas que dan información al auditor sobre puntos débiles.
Algunas preguntas de la lista de verificación pueden ser contestadas observando una operación contra su procedimiento o instrucción, es necesario verificar qué tan adecuadamente la gente realiza su trabajo de acuerdo con los procedimientos o instrucciones; solicite ver alguna calibración de algún instrumento o instrucción en el área de trabajo y operación; ya terminado y aceptado, por ejemplo, algún material que ya fue inspeccionado y aceptado pida que se vuelva a inspeccionar y compare que los resultados sean iguales.
Al revisar un documento verifique que cada paso se lleva a cabo y está terminado según está descrito en el manual de la calidad o procedimiento aplicable, que los espacios hayan sido llenados según sea requerido, verifique las revisiones de los documentos mencionados, verifique borrones y correcciones efectuadas a mano. Examine documentos ya terminados y en proceso.
Este método es de suma importancia para poder emitir un juicio sobre la implantación de los requisitos; evite hacer lo que hacen muchos auditores preguntando por ejemplo: ¿tienen certificado de calibración? El auditado contesta "Sí", el auditor ve el certificado y dice "sí tienen". Esto está mal hecho pues debe revisarse y analizarse el certificado siguiendo lo que mencionamos anteriormente sobre la revisión de documentos.
Para que una auditoría sea efectiva, al seleccionar las muestras no pida que le muestren documentos típicos, pues el auditado le dará lo mejor que tenga. Solicite mejor una lista, índice, un registro, entre otros, y seleccione de éstos las muestras que desea revisar. Pida ver los archiveros donde se guardan los registros y tome una muestra del frente, otra a la mitad y otra al final. Seleccione muestras de diferentes pasos del proceso; cuando encuentre una deficiencia, tome muestras adicionales para comprobar si la situación es general.
Durante la recopilación de evidencias el buen auditor deberá:
• Anotar aquellas indicaciones que sugieran posibles no conformidades, aunque éstas no estén cubiertas por la lista de verificación, e iniciar una investigación al respecto.
• Mantener el control de la situación en todo momento.
• Administrar el tiempo para realizar la auditoría, evitando "analizar el árbol y perder de vista el bosque".

martes, 22 de enero de 2013

Comunicación durante la auditoría - I

Dependiendo del campo de aplicación y de la complejidad de la auditoría, puede ser necesario hacer arreglos formales de comunicación durante su realización.
El equipo debe proceder periódicamente a intercambiar información, evaluar el progreso de la auditoría y reasignar el trabajo entre auditores si es necesario.
Durante la auditoría, el auditor líder debe periódicamente comunicar el estado de la auditoría y cualquier problema al auditado y al cliente de la auditoría, si es necesario.
Debido a que el número de actividades relevantes para la administración de la calidad son obviamente enormes y todas las actividades y documentos no pueden ser investigados en una auditoría, los auditores investigan solamente una pequeña muestra representativa de una amplia población de información.
Por lo anteriormente dicho, se debe seleccionar la muestra de la auditoría con cuidado y prudencia, con la finalidad de obtener una ilustración representativa de la actividad y ganar una perspectiva verdadera de cómo la calidad está siendo manejada en un departamento. Por lo que se recomienda seleccionar una muestra, la cual puede ser de actividades rutinarias.
El auditor debe obtener información y evidencia relevante y suficiente que permita realizar una evaluación confiable y válida. La evidencia puede ser recolectada a través de alguno de los siguientes métodos:
• Entrevistas.
• Revisión documental.
• Observaciones, tanto de actividades como de condiciones en las áreas auditadas.
Algunos métodos generalmente utilizados en las auditorías son:
Técnica de punto profundo
Seleccione un área de oportunidad y verifique si el sistema o procedimiento es seguido y si los requisitos técnicos en esa área cumplen con los códigos, especificaciones o normas aplicables. Esto sacará a flote lo que la gente considera como deficiencias transparentes y difíciles de detectar.
Ejemplo de técnica punto profundo
En el área de inspección de recibo determine el cumplimiento de cada elemento de control del sistema, tales como uso de áreas de rechazo en espera de inspección, aceptación, comunicación entre recibo e inspección
de recibo, tarjetas de rechazo, reporte de inspección de aceptación-rechazo, manejo, almacenamiento, etcétera. 
Ejecute una verificación de requisitos entre la documentación aceptada, tales como reportes de prueba de material físicos y químicos, contra los requisitos técnicos de las especificaciones del material comprado y contra los códigos o normas aplicables.
Esto determina si existe una implantación incompleta del programa de administración de calidad.

lunes, 21 de enero de 2013

PRINCIPIOS BÁSICOS DE AUDITORÍAS - VIII

Los puntos a considerar en la preparación de las listas de verificación son:
a) El auditor debe estudiar a fondo los documentos de referencia (manual de calidad, procedimientos, instructivos, etc.), teniendo en cuenta cuál es el objetivo y alcance de la auditoría.
b) Las preguntas que conforman las listas de verificación deben estar expresadas de tal forma que con el menor número posible de preguntas se cubra la totalidad de los requisitos a auditar (preguntas abiertas).
c) El número de preguntas a incluir depende del tiempo del que se disponga para realizar la auditoría, pero principalmente de la cantidad de información requerida para proporcionar los suficientes elementos de juicio.
d) El grado de detalle con el que las preguntas son expresadas dependerá de las necesidades específicas de cada auditor (a mayor experiencia, menor detalle).
e) Se debe elaborar una lista de verificación por requisito. Las mismas preguntas pueden ser incluidas en diferentes listas de verificación. 
f) El formato de la lista de verificación depende de cada organización. Lo importante es que le sirva de guía referencial al auditor.
El primer paso de la etapa de ejecución de la auditoría es la junta inicial o reunión de apertura. En dicha junta deben estar presentes el equipo auditor, los responsables de las áreas que serán auditadas y el ejecutivo de mayor jerarquía dentro de la organización.
El auditor líder es responsable de conducir la junta, en la cual se deben cubrir los siguientes puntos:

a) Presentación de asistentes (cuando no se conocen).
b) Explicación de los objetivos y alcance de la auditoría.
c) Confirmación del programa detallado del plan de auditoría (tiempos, lugares y personas).
d) Explicación de la mecánica a seguir para la ejecución de la auditoría.
e) Solicitud de apoyo para llevar a cabo la auditoría.
f) Confirmación del lugar y hora de la junta de cierre.
g) Aclaración de dudas.
Se asignará a un miembro del equipo auditor para elaborar y conservar la minuta de la junta.

domingo, 20 de enero de 2013

PRINCIPIOS BÁSICOS DE AUDITORÍAS - VII

• La conformidad con los programas y calendarios de la auditoría.
• La retroalimentación de los clientes de la auditoría, auditados y auditores.
El auditor jefe debe preparar un plan de auditoría que dé la información necesaria al equipo del auditor, al auditado y al cliente. Este plan debe facilitar el calendario y la coordinación de las actividades. El punto de vista para la planeación de una auditoría, es determinar los requisitos básicos contra los cuales debe ser realizada. Los requisitos son o están definidos en documentos tales como: procedimientos, instrucciones,
planos, códigos, especificaciones o manual de calidad. Durante el proceso de planificación de auditoría se debe utilizar:
• Estrategias para la planificación.
• Asuntos logísticos administrativos de la planeación de auditoría.
• Materias relacionadas con la confidencialidad.
• Revisión y aprobación de la planeación de la auditoría.
El plan de auditoría debe ser suficientemente flexible con el fin de permitir cambios sobre la marcha basados en la información recopilada durante ésta y hacer uso efectivo de los recursos, para lo cual hay que contemplar:
Área a ser auditada.
Objetivo y alcance de la auditoría.
El nombre de las personas con responsabilidad directa en las áreas por auditarse.
Los documentos de referencia tales como: la norma, secciones del manual de calidad consideradas, número de identificación de los procedimientos, entre otros.
Idioma de la auditoría.
El nombre de los miembros del equipo auditor.
• Fecha estimada y la duración para cada actividad.
• La lista de distribución (c.c.p.)
• Programa de las reuniones a realizar con el auditado.
• Fecha de emisión y distribución.
El plan debe ser revisado y aceptado por el cliente de la auditoría y presentado al auditado antes de que comiencen las actividades. Cualquier objeción del auditado debe ser resuelta entre el auditor jefe, el auditado y el cliente de la auditoría. Cualquier revisión al plan de auditoría debe ser aceptada entre las partes interesadas antes de continuar la auditoría. Una vez que se ha revisado y aprobado el plan de auditoría se debe notificar a los responsables del proceso a auditar y auditores la fecha y hora en la que se les programó la auditoría, ésta debe ser notificada por lo menos con quince días de anticipación.
El auditor jefe, de acuerdo con el equipo auditor, debe asignar a cada miembro las responsabilidades específicas de auditoría. Esta asignación debe tener en cuenta la necesidad de independencia del auditor, competencia y el uso efectivo de recursos. Los documentos de trabajo se deben preparar y utilizar por el equipo auditor para el propósito de referencia!" y recopilar evidencia de auditoría y puede incluir:
Lograr consistencia en la forma de llevar la auditoría.
Registrar observaciones.
Servir como guía para ejecutar la auditoría.
Evitar desviaciones en los tiempos programados.
Proporcionar una base imparcial para las preguntas de auditoría.
Proveer a la compañía de una interpretación de la norma.
Ayudar a reducir el estrés tanto del auditor como del auditado.
Controlar el avance de la auditoría.

sábado, 19 de enero de 2013

PRINCIPIOS BÁSICOS DE AUDITORÍAS - VI

Si un programa se extiende se deberá considerar lo siguiente:
• El alcance, el objetivo y duración de cada auditoría.
• La frecuencia de las auditorías que se realicen.
• El tamaño, la naturaleza y complejidad de la organización auditada.
• El número, la importancia y la similitud de las actividades que se auditen.
• Requisitos legales y contractuales, otros criterios de auditoría.
• Los resultados de auditorías previas.
• Los cambios significativos en una organización o en sus operaciones.
Los designados con responsabilidad para la gestión del programa de auditoría deben:
• Definir la responsabilidad, controlar, revisar y mejorar el programa de auditoría.
• Identificar y proveer recursos para el programa de auditoría.
Para la identificación de los recursos para el programa de auditoría se debe considerar:
Los recursos financieros para desarrollar, implantar, dirigir y mejorar las actividades de auditoría.
Las técnicas de auditoría.
Los procesos para alcanzar y mantener la competencia de auditor y para mejorar el desempeño.
La duración de las auditorías.
El tiempo de viaje, alojamiento y otras necesidades de la auditoría.
Los procedimientos del programa de auditoría deben establecer e incluir:
• La planificación y el calendario de auditorías.
• La seguridad en la competencia de los auditores y de los líderes.
• La realización de las auditorías.
• El mantenimiento de los registros del programa.
• El control de desempeño y la mejora del programa de auditoría.
La aplicación de un programa de auditoría se realiza cuando se ejecutan los procedimientos mencionados, los cuales deben apegarse a los criterios de la auditoría previamente establecidos.
Para todo lo antes expuesto, los registros tienen un papel preponderante, por ser la evidencia, y deben conservarse, sobre todo los de: 
a) La ejecución de la auditoría
• Planes de auditoría.
• Informes de auditoría.
• Informe de no conformidades.
• Informe de acciones correctivas preventivas.
b) Resultados de la revisión del programa
c) Del personal de auditoría
• Evaluación del auditor.
• Selección del equipo del auditor.
• Formación.
La aplicación del programa de auditoría debe seguirse y revisarse en intervalos apropiados para asegurar si se ha cumplido con los objetivos, e identificar las oportunidades de mejora.
Éste se debe llevar a través del uso de indicadores, como:
• Amplitud de los equipos de los auditores para aplicar el plan de auditoría.

viernes, 18 de enero de 2013

PRINCIPIOS BÁSICOS DE AUDITORÍAS - V

Respecto a las actividades de los actores de la auditoría, éstos deberán:
• Elaborar las listas de verificación.
• Cumplir con los requisitos aplicables a la auditoría.
• Asistir a la junta de apertura.
• Comunicar y aclarar los requisitos de la auditoría.
• Planear y ejecutar las tareas asignadas en forma efectiva y eficiente.
• Documentar las observaciones y no conformidades.
• Informar al auditor líder los resultados encontrados.
• Verificar la efectividad de las acciones correctivas tomadas como resultado de la auditoría.
• Mantener y salvaguardar las acciones correctivas tomadas como resultado de la auditoría entregando dichos documentos y tratando con discreción la información privilegiada.
• Cooperar y apoyar al auditor líder.
• Asistir a la junta de cierre.
En cuanto a las responsabilidades del auditor líder:
• Es responsable de todas las fases de la auditoría.
• Seleccionar a los demás miembros del equipo.
• Preparar el plan de auditoría.
• Representar al grupo auditor con el auditado.
• Dirigir la junta de apertura.
• Aclarar cualquier cambio al programa de la auditoría.
• Revisión y recopilación de las conclusiones de la auditoría con los auditores.
• Mantener contacto con las áreas auditadas.
• Preparar informe de auditoría.
• Dirigir la junta de cierre.
• Dar seguimiento a las no conformidades (cuando sea necesario).
• Responsabilidades del auditado.
Una organización que tiene la necesidad de realizar auditoría debe plantear y gestionar un programa de auditoría eficiente y eficaz, es decir,planear el número de auditorías e identificar y facilitar los recursos nec-
esarios para llevarlas a cabo.
El programa de auditoría puede incluir auditorías con diversidad de objetivos, dependiendo del tamaño, la naturaleza y complejidad de la organización que va a ser auditada. Deben establecerse de acuerdo con el
programa de auditorías para dirigir la planificación de las mismas, basándose en lo siguiente:
Prioridades de gestión.
Intenciones comerciales.
Requisitos del sistema de gestión.
Necesidades de evaluación del proveedor.
Requisitos del cliente.
Riesgos potenciales de la organización.

jueves, 17 de enero de 2013

PRINCIPIOS BÁSICOS DE AUDITORÍAS - IV

Durante el proceso de auditoría las actividades relevantes serán:
• Preparación
- Planeación de la auditoría.
- Estrategias para la planificación.
- Asuntos logísticos administrativos de la planeación de la auditoría.
- Notificación de la auditoría.
- Preparación de los documentos de trabajo.
• Ejecución
- Realización de la reunión inicial.
- Comunicación durante la auditoría.
- Desarrollo o ejecución de la auditoría.
- Denominación de la muestra para la auditoría.
- Obtención y verificación de la información.
- Generación de hallazgos de la auditoría y preparación de las conclusiones de la misma.
- Reunión de cierre.
• Informe
- Alcance.
- Identificación de los documentos de regencia contra los cuales se efectuó la auditoría.
- Observaciones y no conformidades.
- Aparición del equipo auditor sobre la extensión.
- La capacidad del sistema para lograr objetivos.
• Cierre o seguimiento
- Organización auditada.
- Responsabilidades de la organización.
- Cierre.
- Registros.

martes, 15 de enero de 2013

PRINCIPIOS BÁSICOS DE AUDITORÍAS - II

• Identifica debilidades.
• Proporciona información para grandes cambios.
• Contribuye a compartir la tecnología.
• Mejora los procesos de fabricación.
• Reduce quejas de los clientes.
• Se asegura del grado de efectividad del SGC.

La auditoría abre las puertas al mejoramiento continuo al alertar a la gerencia de los puntos débiles presentes en un sistema de gestión de calidad.
La atención se enfoca entonces en las medidas de acción correctiva para evitar la reaparición de tales deficiencias. A la larga, la auditoría conduce a eficacia, menos reparaciones, retrabajos y desperdicios y finalmente ahorro en costos.
Para que la auditoría sea una herramienta eficiente y fiable en apoyo de las políticas y controles de gestión, proporcionando información sobre la cual la organización puede actuar para mejorar su desempeño, dependerá de un número de principios que se asocian a los propios auditores, que les permitan proporcionar conclusiones de la auditoría que sean relevantes y suficientes. Para ello deben ser personas que reúnan las siguientes características:

  • Conducta ética. El funcionamiento de la profesionalidad.
  • Presentación imparcial. La obligación de informar con sinceridad y exactitud.
  • Cuidado profesional. La aplicación de diligencia y criterio en la auditoría.
  • Independencia. La base para la imparcialidad y la objetividad de las conclusiones de la auditoría.
  • Evidencia. La base racional para alcanzar conclusiones de la auditoría fidedignas y reproducibles en un proceso de auditoría sistemático. 

lunes, 14 de enero de 2013

PRINCIPIOS BÁSICOS DE AUDITORÍAS - I

En la actualidad, la función de auditoría ya no compete sólo al ámbito contable y financiero, también se ha encontrado su aplicación en el área de calidad, así como en otros campos de la industria.
Es curioso encontrar empresas en donde las evaluaciones o "auditorías" aplicadas a sus sistemas son ejecutadas por personal seleccionado al azar de algún departamento, sin tener el debido entrenamiento para efectuar dicha actividad de manera confiable.
Lo más grave y derivado de estos reportes emitidos por personal no calificado, es tomar decisiones, reestructurar planes o iniciar acciones. De acuerdo con lo anterior, es necesario que las auditorías sean ejecutadas por personal entrenado y calificado para tal fin, que posea conocimientos y habilidades, basados en experiencias previas, que le permitan desarrollarse de una manera profesional como auditor de calidad.
El proceso de auditoría ha recibido una mala reputación durante años. Es considerado por empleados y directivos como combustible para retribución o disciplina, en vez de una ayuda en el apoyo de propuestas, reducción de errores, verificación de cumplimiento o comunicaciones. En realidad, las auditorías persiguen los siguientes propósitos:
a) Establecer la conformidad o no conformidad de los elementos del sistema de gestión de calidad con los requisitos especificados.
b) Determinar la efectividad del sistema de gestión de calidad implantado para cumplir objetivos.
c) Proveer al auditado la oportunidad para mejorar el sistema de gestión de calidad.
) Cumplir requisitos regúlatenos.
e) Permitir el registro del sistema.
f) Obtener la calidad del producto.
g) Detectar necesidades de capacitación.
Sin embargo, el propósito fundamental de las auditorías no es el detec-
tar desviaciones, sino el de propiciar la mejora. Las auditorías no buscan
culpables sino soluciones.
Los beneficios internos que van mano a mano con la auditoría son:
• Mejora la comunicación entre gerencia y empleados, departamentos y clientes.
• Asegura el cumplimiento de la política de calidad.
• Corrige inconformidades que puedan afectar económicamente a la organización.

domingo, 13 de enero de 2013

AUDITORÍA DE CALIDAD - III

2. Preparación:
• Estudio de la documentación específica y de cualquier otra relacionada.
• Estudio de informes de auditorías anteriores (si los hay) y de acciones de mejora relacionadas con el alcance de la auditoría.
• Preparación de la guía de auditoría, en la que deben figurar los requerimientos que deben ser evaluados.
3. Realización:
La realización conlleva una:
• Presentación inicial.
• Información al auditado del objeto de la auditoría.
• Recordatorio de la planificación.
• Presentación al auditor de las personas que le acompañarán durante la auditoría.
• Ejecución de la auditoría.
4. El informe final de la auditoría interna debe contener:
• Portada:
- Título de la auditoría y número.
- Fecha de realización.
- Firma del auditor.
- Distribución.
• Introducción:
- Objeto y alcance de la auditoría.
- Conclusión general.
• Informe:
- Generalidades.
- Puntos débiles detectados.
- Recomendaciones / acciones correctoras.
- Respuesta del auditado.
5. Distribución:
Comentados los resultados de la auditoría con los auditados, aceptadas y
firmadas las recomendaciones por los responsables de implantación, se
procede a su distribución:
• Directores de las áreas auditadas.
• Coordinador de calidad de las áreas auditadas.
• Director de calidad.
• Responsables de las áreas auditadas.
6. Recomendaciones:
Son acciones correctoras o de mejora propuestas por el auditor, negociadas y aceptadas por el auditado, para dar solución y/o respuesta a los puntos débiles o de mejora detectados en la auditoría.
Las recomendaciones se redactan en un impreso diseñado al efecto, en el que queda identificada la auditoría origen de la misma.
Este documento es firmado por el responsable de implantar la recomendación, indicando la fecha de implantación prevista.

sábado, 12 de enero de 2013

AUDITORÍA DE CALIDAD - III

En la figura 25 se presentan las etapas para la realización.
A continuación se describen brevemente los pasos de la auditoría.
1. Planificación:
• Preparación del plan de auditoría.
• Objetivo, alcance.
• Normas aplicables, área(s) afectada(s).
• Cuestionario.
• Fecha prevista de realización.
• Análisis de la documentación para que el auditor prepare el cuestionario.
• Envío del plan a los responsables de las áreas a auditar, con suficiente
antelación para:
• Confirmar fechas, comentarios.
• Conocimiento del contenido por parte del auditado.

viernes, 11 de enero de 2013

AUDITORÍA DE CALIDAD - II

Dentro de su planeación, las empresas deben establecer su plan de auditorías periódicas internas para verificar el cumplimiento del sistema definido en el manual de calidad, determinar su efectividad y establecer
las posibles acciones correctoras.
Las auditorías internas de calidad son requeridas periódicamente por ISO 9000, son llevadas a cabo por auditores competentes del proveedor para determinar los diferentes elemeiitos del sistema y evaluar la efectividad de este sistema ya implantado. El objetivo es hacer cumplir los requerimientos regulatorios, mejorar el sistema de calidad, facilitar y proveer entrenamiento de la compañía y así prepararse para las auditorías internas.
Deben ser consideradas como una oportunidad para que la dirección se pregunte cómo marchan las cosas (véase figura 24).

Sus objetivos son:
• Identificar qué problemas pueden existir.
• Determinar cómo eliminar las barreras que puedan entorpecer la implantación del sistema de calidad.
Deben existir procedimientos para:
• Programación.
• Realización.
• Registro de resultados.
• Acciones correctoras.
• Distribución de informe.
• Responsables de las acciones correctoras.
• Cierre de las acciones correctoras.


jueves, 10 de enero de 2013

Las auditorias se clasifican en:

• Externas:
Incluyen lo que se denomina generalmente auditorías de segunda parte, que son realizadas por los clieiites de una organización o por personas en nombre del clieiite.
Realizadas a otras empresas para evaluación de proveedores y auditorías a proveedores durante el suministro; también la recibida por una empresa por parte de sus clientes o de una tercera parte independiente.
• Internas:

Las auditorías de primera parte son realizadas con fines internos por la organización, o eii su nombre, y pueden constituir la base para la autodeclaración de conformidad con una organización y se realizan por: la propia empresa, personal propio que debe ser independiente del área auditada, personal especializado contratado por la empresa para tal fin (consultorías, asesorías...). También éstas pueden ser realizadas por organismos oficiales a fin de obtener la acreditación correspondiente:

Las auditorías de tercera parte son realizadas por organizaciones ex-ternas independientes. Dichas organizaciones, usualmente acreditadas, proporcionan la certificacióxi o registro de conformidad con los requisitos contenidos en normas nacionales, internacionales, o ambas, y son:
• Registro de empresa
• Certificación de producto
Para todo este proceso, el que juega un papel preponderante es el auditor, que es la persona capacitada para hacer auditorías, el cual debe teiier un juicio crítico y objetivo. La figura 23 muestra cuáles deberáii ser las formas de actuar:

martes, 8 de enero de 2013

lunes, 7 de enero de 2013

PROCESOS DE IMPLANTACIÓN DE LA NORMA DE CALIDAD ISO 9000:2000 - Proceso de la mejora continua para la implantación del ISO 9000:2000.




Figura 21. Proceso de la mejora continua para la implantación del ISO 9000:2000.

domingo, 6 de enero de 2013

PROCESOS DE IMPLANTACIÓN DE LA NORMA DE CALIDAD ISO 9000:2000 - Factores que inciden en la organización de la ISO 9000:2000.

FIGURA 20. Factores que inciden en la organización de la ISO 9000:2000.

sábado, 5 de enero de 2013

PROCESOS DE IMPLANTACIÓN DE LA NORMA DE CALIDAD ISO 9000:2000 - XI

Establecimiento de criterios para la implantación del ISO 9000:2000.