En ciertos casos,
lo importante no es cómo elaborar el manual de procedimientos, sino primeramente identificar cuántos y cuáles van a ser los procedimientos contenidos en ese manual. Para esto, será importante iniciar por hacer un análisis de los procesos, con base en el cual se puedan crear dos diagramas de bloques, que demuestren la secuencia y continuidad de tales procesos: uno que esquematice el proceso global externo (estudios de mercado, comercialización, proveedores, compras, clientes, ventas,distribución, instalación, servicio, relaciones industriales, etc.) y otro que muestre el proceso interno (diseño, ingeniería, operaciones, producción, reparación, mantenimiento, pruebas, capacitación, etcétera).
Ambos diagramas
pueden ser ciclos cerrados, abiertos, o una combinación, con ramales paralelos que pueden divergir para luego converger; pueden estar basados y mantener la secuencia y los principios del ciclo de mejora continua: planear, hacer, anotar, comprobar, corregir (phacc), además de considerar, por supuesto, los requisitos y controles de las normas de calidad. Ellos sirven para que los macroprocesos se puedan segmentar, acotar los subprocesos en forma discreta, asignarle a cada uno un procedimiento escrito y con esto tener las bases del manual de procedimientos. Esta idea es acorde con el concepto de estratificación de la documentación del sistema, o sea, la asignación de capas, con su correspondiente nivel de jerarquía.
Estos diagramas de
bloques pueden construirse con la filosofía de los rompecabezas, donde cada pieza cubre un espacio determinado, ocupa un lugar único, no se traslapa con otras piezas, ni tampoco deja espacios sin cubrir. Un diagrama bien elaborado y el manual de procedimientos emanado de aquél, deben tener cobertura sobre todas las actividades, sin dejar de cubrir ningún caso, alternativa o posibilidad y sin duplicar funciones ni hacer un dispendio de recursos innecesario. El hecho de que algunos aspectos (equipo, personal y documentación) deban estar fuera del ámbito del sistema de calidad, es otro asunto que deberá quedar aclarado al diseñar el sistema.
Para la planeación,
preparación y elaboración de un procedimiento o de un instructivo, también puede ser de gran ayuda el apoyo de un diagrama de flujo, el cual, a diferencia del diagrama de bloques, contiene puntos de decisión (simbolizados por rombos), que durante la secuencia del proceso consideren varias opciones o alternativas, dependiendo de las condiciones específicas. De este modo, el procedimiento tendrá diversas situaciones, desvíos, caminos cortos, regresos y repeticiones, o vías y salidas rápidas.
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