Contar con manuales de procedimientos estandarizados y congruentes no sólo representa una manera ordenada de recopilar el material de trabajo, sino que la uniformidad de los procedimientos y los instructivos les proporciona una cualidad singular, una calidad propia que los hace prácticos, esto es, útiles a los usuarios que a su vez redunda en la estandarización de las actividades y los procesos.
Elaborar un manual de procedimientos, como cualquier otro componente de un sistema (de calidad o simplemente de administración), requiere de una adecuada planeación. Es muy conveniente, entonces, preparar primeramente el manual de calidad (que bien puede llamársele manual de políticas o manual de organización), en el que se describan los objetivos fijados por la compañía, se establezcan las políticas dictadas por la dirección general y se plasmen las responsabilidades asignadas al personal directivo y ejecutivo con capacidad de decisión.
En este manual tiene perfecta cabida la descripción de los procesos (operativos, productivos y administrativos), que comprenda la segmentación de los mismos, y conjuntamente se haga referencia a los procedimientos que deban ser utilizados en la ejecución de las actividades requeridas para la culminación de tales subprocesos.
Una vez elaborado este manual (que bien puede quedar sintetizado en no más de cuarenta cuartillas), ya tiene sentido el surgimiento del manual de procedimientos. Similarmente, los procedimientos pueden hacer referencia a instructivos (de trabajo, de inspección o de pruebas) que se utilicen para ejecutar tareas específicas. Desde la óptica de la estructura documental en los sistemas de calidad ISO 9000, se habla de tres, cuatro o hasta cinco estratos o niveles en dicha documentación, que tienen la peculiaridad de mantener una jerarquía, con la ventaja de que los cambios requeridos por la actualización afecta a documentos de menor jerarquía, pero nunca deben tener efecto en los de más alto nivel.
No hay comentarios:
Publicar un comentario