jueves, 3 de julio de 2008

PASOS PARA ELABORAR UN MANUAL DE PROCEDIMIENTO (Parte I)

Para elaborar un manual de procedimiento se debe seguir los siguientes pasos:
a. Inducción por parte de la empresa al personal involucrado.
b. El personal involucrado levanta la información, trasladándose hasta el área de trabajo se realizó diferentes entrevistas con los trabajadores para obtener una descripción de las actividades que se desempeñan en la ejecución de cada procedimiento, después se elaboran los borradores siguiendo un lineamiento.
c. La Coordinación recibe los borradores y revisa para emitir según lineamientos observaciones.
d. Realizadas las observaciones, la coordinación codifica el documento, según la Estructura de los Seriales de la Documentación y lo transcribe como "Documento en revisión, sujeto a modificaciones".
e. La coordinación envía el procedimiento estructurado al usuario para su discusión y aprobación.
f. La Coordinación luego del visto bueno del usuario aprueba, edita y tramita distribuciones a las áreas de interés.
El borrador elaborado sigue la técnica del libreto, que consiste en presentar secuencialmente "quien" hace "que" actividad; básicamente esta técnica se compone de dos partes:
• El actor, nombre del cargo que ocupa la persona.
• La descripción de la actividad realizada por cada actor, iniciando con un verbo de presente imperativo (haga, realice, abra, etc.) que indica instrucción.